Docu-ORDER: как автоматизировать ежедневные закупки
Docu-ORDER — единая цифровая среда для оформления и обработки заказов между покупателями и поставщиками.
Сеть кафе, ресторанов или столовых ежедневно работает с десятками поставщиков и оформляет большое количество небольших заказов. В таких условиях привычные способы закупки — телефонные звонки и электронная почта — постепенно превращаются в источник лишней ручной работы.
Заказы приходится формировать и отправлять разными способами, информацию — переносить вручную, а полученные от поставщиков счета — обрабатывать и вводить в учетную систему. Чем больше торговых точек, столовых, кафе или других подразделений участвует в процессе, тем сложнее его контролировать.
Именно такую задачу решает Docu-ORDER — среда для оформления заказов поставщикам и получения счетов, созданная на базе платформы docura.net.
Пример: ежедневные закупки Fristar SIA
Fristar SIA — сеть столовых на территории Латвии. Для обеспечения ежедневной работы каждая точка питания регулярно заказывает продукты у разных поставщиков.
При большом количестве поставщиков ежедневные закупки создают значительный объем операций: необходимо выбрать товары, сформировать и отправить заказ, получить поставку, сверить ее с документами, обработать счет и передать данные в ERP-систему.
Docu-ORDER позволяет объединить эти операции в едином цифровом процессе. Вместо того чтобы размещать часть заказов по телефону, часть — по электронной почте, а затем отдельно обрабатывать поступающие документы, сотрудники работают через один портал.
Один канал для работы с поставщиками
Основная идея Docu-ORDER проста: все заказы на закупку оформляются через единый канал на портале docura.net. Поставщики передают свой ассортимент и цены, после чего товары становятся доступны покупателю в электронном каталоге. Каждая столовая выбирает необходимые позиции и непосредственно на портале формирует заказ.
Для регулярно повторяющихся закупок можно сохранять типовые заказы. Сотруднику не приходится каждый раз создавать заказ с нуля: достаточно взять предыдущий заказ или заранее подготовленный шаблон за основу и внести необходимые изменения. Это особенно удобно для предприятий общественного питания, где значительная часть ассортимента закупается регулярно.
Не только заказ, но и счет
После комплектации заказа поставщик доставляет товар и направляет покупателю электронный счет. Покупатель принимает поставку и проверяет соответствие фактически полученного товара заказу и сопроводительным документам.
Если количество и качество товара соответствуют заказу, счет подтверждается и передается в ERP-систему покупателя без необходимости повторного ручного ввода данных. Если во время приемки обнаружено расхождение, покупатель формирует рекламацию поставщику. После согласования изменений поставщик направляет новый скорректированный счет.
Таким образом, заказ, поставка и счет становятся частями одного последовательного процесса. Это особенно удобно для предприятий общественного питания, где значительная часть ассортимента закупается регулярно.
Дополнительные возможности AI
Docu-ORDER также может быть дополнен инструментами на базе AI. При оформлении заказа система может проводить сравнительный анализ цен на товары одной группы — например, на куриную грудку, картофель фри и другие позиции.
AI помогает определить наиболее выгодное предложение и рекомендовать его к закупке, отмечая соответствующую позицию специальным флажком. Это дает менеджеру по закупкам дополнительную информацию непосредственно в момент формирования заказа и помогает сравнивать доступные предложения в рамках единого процесса.
Таким образом, портал может выполнять не только операционную функцию оформления заказа, но и помогать анализировать закупочные данные.
Docu-ORDER как единый канал для работы с покупателями
Инициатором внедрения портала заказов Docu-ORDER может выступать и поставщик. Со стороны поставщика или производителя портал особенно актуален в ситуации, когда компания получает большое количество небольших заказов от множества клиентов и хочет перевести их в единый стандартизированный канал.
Такой подход реализован, например, для Valio Eesti AS: школьные столовые могут размещать ежедневные заказы через портал вместо отправки заказов по электронной почте или оформления их по телефону.
EDI-оператор Docura
Docura OÜ обеспечивает техническое решение, ежедневную поддержку, а также услугу массового подключения партнеров.
В случае возникновения вопросов свяжитесь с нами по адресу support@docura.net.
