Paperless Logistics — цифровая трансформация доставки и документооборота
Решение, которое заменяет бумажные товарно‑транспортные накладные (TTН), путевые листы и акты возврата тары электронными документами, подписываемыми в мобильном приложении водителя. Решение обеспечивает прозрачность доставки, снижает операционные затраты и устраняет необходимость в бумажном архиве.
Логистические процессы традиционно опираются на бумажные документы, что приводит к задержкам, ошибкам и высоким затратам. Компании, использующие собственный транспорт или работающие в сфере транспортно‑логистических услуг, сталкиваются с необходимостью: контролировать статус доставки, подтверждать факт передачи груза, хранить документы до 7 лет, учитывать возвратную тару.
Paperless Logistics решает эти задачи, переводя процесс доставки в цифровую среду. Снижает затраты, повышает прозрачность, ускоряет процессы и создаёт основу для дальнейшей автоматизации.
Бумажная и безбумажная модели
Текущий процесс:
- Водитель получает путевой лист и 3 экземпляра ТТН.
- На точке выгрузки получатель подписывает документы.
- Копии распределяются между получателем, перевозчиком и владельцем груза.
- Возвратная тара фиксируется вручную.
- Документы хранятся в бумажном архиве до 7 лет.
Цифровой процесс:
- Водитель устанавливает мобильное приложение.
- Задания по доставке поступают автоматически.
- ТТН не печатаются — данные доступны в приложении.
- Получатель подписывает документ на экране телефона.
- Подпись, геолокация и время передаются в ERP владельца груза.
- Возвратная тара фиксируется в приложении.
- Документы хранятся в э-архиве и доступны по ссылке.
Для чего это нужно
Эффективность и ускорение документооборота
- Онлайн‑статус доставки
- Сокращение ручных операций
- Уменьшение потерь тары
- Отказ от печати документов
- Снижение затрат на архив
Контроль и прозрачность
- Подтверждение доставки с подписью, временем и геолокацией
- Исключение спорных ситуаций
- Доступ к документам в ERP по ссылке
ESG-эффект
- Уменьшение использования бумаги, снижение нагрузки на лесные ресурсы
- Экономия на хранении и логистике документов
- Меньше потерь документов, подделок, несоответствий
Как это работает
1.
Водитель устанавливает себе на телефон приложение, получает в приложение задания по доставке товара (маршрут может быть задан, а может и нет).
Товарно-транспортные накладные не распечатывают, так как список товаров для каждого места доставки сохранен в приложении.
2.
Водитель выгружает товар на месте доставки. Работник, принимающий товар, подписывает в приложении на экране телефона водителя товарно-транспортную накладную, что товар получен.
В этот момент информация о доставленном груза передается в виде линка владельцу и получателю прямо в учетную систему.
3.
При передаче товара кроме подписи указана геолокация и точное время дачи подписи.
Возвратная тара также регистрируется в приложении и учитывается в отчете о таре.
Внедрение решения
- Интеграция с ERP и Docura
- Добавление необходимых полей (например, количества тары)
- Настройка логистического процесса
- Обучение водителей
- Установка приложения
- Тестирование на одном водителе
- Запуск в промышленную эксплуатацию
Экономический эффект
Вы компания, которая использует 10 собственных машин для доставки товаров клиентам. Ежедневно каждая машина делает 8 доставок.
Экономия бумаги
23 дня × 8 точек × 3 копии × 10 машин = 5520 листов Стоимость: ≈110 € в месяц.
Экономия рабочего времени
3 часа печати × 23 дня = 69 часов 69 × 20 €/час = 1380 €.
Экономия на архиве
Отказ от хранения и поиска бумажных документов.
Экономия на таре
Снижение потерь: ≈100 € в месяц
Итоговая экономия: более 1500 € в месяц
FAQ
Что такое EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, электронный обмен данными) — это обмен коммерческими документами между организациями в стандартизированных электронных форматах. Каждое сообщение описывает конкретный этап поставки — от заказа до закрывающих документов. Партнёры сами определяют состав цепочки EDI-сообщений с учётом особенностей своих бизнес-процессов.
Что такое GLN и как его получить?
GLN (Global Location Number) — уникальный 13-значный идентификатор юридического лица или его подразделения (склада, магазина, офиса). В EDI-сообщениях GLN однозначно определяет стороны сделки и места доставки. Номер выдаёт национальная организация GS1 (в Эстонии — GS1 Estonia, в Латвии — GS1 Latvija); регистрация и обслуживание GLN оплачиваются отдельно, напрямую GS1.
С какими учётными системами возможна интеграция?
Интеграция возможна со всеми современными учётными системами. Готовые интеграции уже есть для ERPLY, Merit, Directo, Navision (Business Central) и десятков других ERP. Если вашей системы пока нет в списке — напишите в поддержку Docura, и мы настроим интеграцию.
С какими розничными сетями я могу обмениваться документами?
Docura подключена ко всем розничным сетям Эстонии и к основным сетям Латвии и Литвы. Актуальный список партнёров: https://docura.net/partners/. Если нужного партнёра нет в списке, обратитесь в службу поддержки — мы организуем подключение.
Кому подходит веб-портал Docura?
Веб-портал подходит компаниям с небольшим документооборотом (до ~20 заказов в месяц) или тем, чью учётную систему невозможно интегрировать. Через портал можно получать и отправлять все электронные документы без интеграции, а при росте объёмов — в любой момент перейти на полную интеграцию с вашей учётной системой.
Есть ли пробный период?
Да, у новых клиентов есть пробный период, чтобы познакомиться с платформой до принятия решения. Зарегистрироваться можно самостоятельно, без звонка менеджеру: https://docuid.docura.net/sign-up.
Сколько времени занимает подключение?
Если ваш партнёр и ваша учётная система уже подключены к Docura, обмен можно запустить за несколько дней. Новая интеграция при наличии всех необходимых данных занимает около двух недель, плюс до двух недель на тестирование и отладку.
Могу ли я получать уведомления о поступивших заказах на почту?
Да. Уведомления настраиваются на портале в разделе настроек организации. Также можно просто сообщить о своём пожелании в службу поддержки — мы всё настроим.
Что такое сообщения об ошибках?
Это автоматические письма о проблеме при передаче конкретного документа — чаще всего из-за отсутствия кода товара или места доставки. В письме содержится инструкция по необходимым действиям. Все ошибки дополнительно разбирает служба поддержки и при необходимости связывается с вами по контактному адресу для ошибок. Проверьте, что этот адрес указан в настройках организации в личном кабинете.
Как обратиться в службу поддержки?
Чат поддержки в реальном времени на портале (справа внизу), e-mail: support@docura.net, телефон: +372 5640 620. Поддержка работает в будние дни, мониторинг документооборота — круглосуточно.
В каких странах работает Docura?
Основной регион — Эстония, Латвия и Литва; также реализованы подключения с партнёрами в Финляндии и США. Платформа поддерживает международный обмен документами: если ваш партнёр находится в другой стране, свяжитесь с нами.
Какие основные типы EDI-сообщений используют торговые партнёры?
Стандартная цепочка включает четыре сообщения. ORDER — заказ: формируется в учётной системе торговой сети и автоматически выгружается в систему поставщика. DESADV — уведомление об отгрузке, электронный аналог товаросопроводительных документов. RECADV — уведомление о приёмке: перечень фактически принятого товара и причины неприёмки, что позволяет выставить корректный счёт. INVOICE — счёт: формируется в системе поставщика и автоматически загружается в систему торговой сети.
Что такое 2DOC и 4DOC?
2DOC — упрощённая цепочка из двух документов: ORDER и INVOICE. 4DOC — полная цепочка из четырёх сообщений: ORDER, DESADV, RECADV и INVOICE.
Как ретейлеру подключить всех поставщиков к EDI?
У Docura есть решения для всех типов поставщиков — от крупных производителей до небольших локальных компаний, что позволяет полностью автоматизировать обмен документами со всеми партнёрами. Процесс массового подключения называется онбордингом. Подробнее: https://docura.net/edi-onboarding/.
Как посчитать выгоду от внедрения EDI-Purchase?
Сравните показатели до и после внедрения: время на обработку одного документа, точность исполнения заказов (количество ошибок и корректировок) и общую эффективность процесса закупок.
Я оформляю заказы в веб-шопе поставщика. Что даст мне EDI?
EDI избавляет от ручного ввода заказов на сайте поставщика. Вы формируете заказ прямо в своей учётной системе, а подтверждение и согласование заказа автоматически возвращаются туда же. Больше не нужно переключаться между приложениями и переносить данные вручную — это экономит время и исключает ошибки при вводе.
Я поставщик. Могу ли я использовать портал заказов Docu-Order для обработки заказов покупателей?
Да, конечно. Вместо писем и звонков все заказы будут автоматически поступать в вашу систему. Для настройки нужны ваш товарный каталог и каталог цен (можно одним файлом); для каждого клиента или группы клиентов можно задать индивидуальные цены.
С чего начать внедрение EDI-Logistics?
Определите ключевые процессы, которые хотите автоматизировать: как правило, это приёмка на склад, отгрузка со склада и cross-docking. Затем проверьте готовность логистических партнёров и свяжитесь с нашей технической командой для первичной настройки интеграции.
Счета уже передаются через другого EDI-оператора, а мне нужна логистика. Что делать?
Можно сохранить текущего оператора для финансовых документов, а логистические процессы вести через отдельный EDI-канал — платформа поддерживает гибкую работу с несколькими провайдерами. Однако перевод всего обмена в Docura обычно дешевле и проще в поддержке: мы можем передавать заказы ваших клиентов напрямую логистическому партнёру.
Нужно ли менять учётную систему?
Нет. Решение совместимо с большинством современных ERP и учётных систем: интеграция выполняется через стандартные интерфейсы, без замены вашей текущей системы.
С какими транспортными и логистическими компаниями уже реализовано решение?
Решение успешно внедрено в сотрудничестве с рядом крупных логистических операторов. Актуальный список партнёров: https://docura.net/partners-logistics/.
Как объединить EDI-Logistics и Paperless Logistics?
Решения дополняют друг друга: EDI-Logistics отвечает за обмен электронными документами, сопровождающими логистический процесс, а Paperless Logistics — за цифровую обработку сопроводительных документов. Вместе они позволяют выстроить полностью безбумажный логистический процесс.
Чем отличается э-счет от EDI счета?"
Э‑счет — это электронный счет, который передаётся внутри одной страны по национальным требованиям (например, в Эстонии — E‑arve, в Латвии — E‑rēķini).
PEPPOL э‑счет — международный формат э‑счета, используемый для обмена документами между зарубежными партнёрами.
EDI‑счет обычно понимают как складской документ, используемый в логистике и товарообороте. Однако это распространённое заблуждение: опытный EDI‑оператор может настроить э‑счет для складских процессов, а EDI‑счет — для финансового учёта.
Новости
Магазины Prisma станут магазинами Coop
Coop Eesti Keskühistu и финская кооперативная розничная группа SOK заключили договор о покупке Prisma Peremarket и его 13 магазинов, расположенных…
Клиенты нас спрашивают
Работая с поставщиками розничных сетей Эстонии и Балтии, мы каждый день слышим одни и те же вопросы. Переход на нового…
Как начать сотрудничество с розничными сетями
Ключевыми этапами начала продаж в розничной торговле являются переговоры, согласование ассортимента и подключение к системе электронного обмена данными (EDI).
Paradise Finest Foods: с Docura наши расходы на EDI сократились вдвое
When evaluating potential agencies, consider their expertise in various aspects of branding and design.
Связаться с нами
Поможем найти решение, которое подойдет именно тебе
