EDI-Onboarding — массовое подключение партнёров
Является самой важной частью любого EDI проекта. Чтобы все ваши партнёры работали с вами через EDI, важно доверить этот процесс профессионалам.
Наши специалисты проведут онбординг быстро, точно и в полном объёме, обеспечив корректное подключение каждого контрагента. Только тогда использование EDI даст вам максимальную пользу и позволит полностью раскрыть потенциал электронного документооборота.
1. Для чего это нужно
Onboarding — это массовое подключение партнёров на электронный документооборот для предприятий частного и государственного сектора любой отрасли.
Подключение партнеров является самой важной частью любого EDI проекта, так наибольшую пользу вы получите, когда максимальное количество партнеров работают с вами в цифровом формате. В результате меньше ручной работы, меньше ошибок, быстрее процессы.
Эта услуга нужна вам, если вы ритейлер и хотите подключить всех своих поставщиков к EDI, если вы производитель или оптовый продавец и вам необходимо подключить ваших покупателей, или если вы транспортно‑логистическая компания, работающая с большим количеством заказчиков. Также вы можете онбордить поставщиков услуг, чтобы получать все входящие счета в виде e‑счётов.
2. Как это работает
Процесс подключения партнеров состоит из двух частей:
1. Административная составляющая (не техническая)
Самое главное в подключении партнеров – это профессиональная коммуникация и договоренности с партнерами о согласии обмениваться с вами документами в электронном виде. Docura обеспечивает коммуникацию, подготовку и управление проектом подключения.
Со стороны инициатора онбординга требуется административная поддержка проекта — то есть стимулирование партнёров к внесению необходимых изменений в их внутренние процессы для перехода на EDI.
2. Техническое подключение
Техническое подключение включает в себя настройку канала передачи документов, форматы, каталоги и тестирование передачи документов. Вашим партнерам передается инструкция по различным вариантам подключения EDI в зависимости от технической возможности их учетной системы.
3. Чек‑лист: этапы подключения
1. Что делает инициатор онбординга
- Назначает ответственного и подтверждает поддержку руководства.
- Формирует список партнёров для подключения.
- Приоритизирует партнёров по объёму документооборота.
- Отправляет партнерам письмо о переходе на EDI и общую техническую инструкцию по подключению. Письмо — важный инструмент при подключении партнёров. Его всегда направляет партнёрам инициатор онбординга.
2. Что делает Docura
- Коммуницирует с каждым партнёром и определяет техническую готовность.
- Подключает партнёров технически: каналы, форматы, тесты.
- Обеспечивает корректный запуск обмена документами.
- Продолжает работу с оставшимися партнёрами.
4. Документы для подключения
5. Пример онбординга
Вы — ритейлер с сетью из 20 магазинов строительных материалов и более чем сотней местных и иностранных поставщиков. Вы работаете по следующей схеме: отправляете поставщику заказ, а он направляет вам счёт. Количество заказов, которые вы отправляете поставщикам, составляет примерно 5000 штук в месяц, и столько же входящих счетов.
Сейчас часть поставщиков использует EDI, часть обменивается документами по email, а некоторые принимают заказ по телефону, но передают вам счёт в бумажном виде вместе с товаром. Таким образом ваши работники тратят десятки часов рабочего времени на оформление заказов, сверку и ручной ввод входящих счетов, а также на исправление ошибок ручного ввода и архивирование документов.
Цель проекта
Ритейлер стремится:
- стандартизировать документооборот по схеме ORDER → INVOICE
- сократить ручной ввод данных
- снизить ошибки и ускорить обработку заказов
- повысить эффективность все цепочки поставок
Основание для решения:
- у конкурентов (например, Walmart) EDI — обязательный стандарт
- ручная обработка одного документа ≈ 25 минут, EDI — 2 минуты
Стратегия онбординга
Ритейлер принимает решение подключить максимум поставщиков в течение 12 месяцев.
Основные принципы:
- единый формат документов
- единый канал обмена
- обязательность EDI для всех новых поставщиков
- приоритетное подключение крупных и средних по объёму поставок
Сегментация поставщиков
Поставщики делятся на 4 группы:
Группа
Характеристика
Подход
A — крупные
20–30 компаний, высокий объём заказов
Обязательное подключение в первые 3 месяца
B — средние
40–50 компаний
Подключение в течение 6 месяцев
C — мелкие
30–40 компаний
Предлагается работать через WEB портал
D — иностранные
10–15 компаний
Поддержка EDIFACT/XML, отдельный поток
Процесс онбординга
- Инициатор онбординга и EDI-оператор делают совместную маркетинговую кампанию.
- Инициатор онбординга отправляет каждому партнеру письмо о переходе на EDI.
- EDI-оператор связывается с каждым партнером и делает техническое подключение и тестирование.
Ожидаемый эффект
В результате подключения 80% партнеров:
- Снижается ручной ввода на 70–90%.
- Сокращается количество ошибок во входящих документах на 95%.
- Экономятся десятки часов рабочего времени сотрудников.
Новости
Docu-ORDER: как автоматизировать ежедневные закупки
Десятки поставщиков, сотни мелких заказов и ручной перенос данных в учетную систему — обычный день сети кафе или столовых. Docu-ORDER…
Магазины Prisma станут магазинами Coop
Coop Eesti Keskühistu и финская кооперативная розничная группа SOK заключили договор о покупке Prisma Peremarket и его 13 магазинов, расположенных…
Клиенты нас спрашивают
Работая с поставщиками розничных сетей Эстонии и Балтии, мы каждый день слышим одни и те же вопросы. Переход на нового…
Как начать сотрудничество с розничными сетями
Ключевыми этапами начала продаж в розничной торговле являются переговоры, согласование ассортимента и подключение к системе электронного обмена данными (EDI).
Связаться с нами
Поможем найти решение, которое подойдет именно тебе
