EDI-Logistics — электронный документооборот между логистическими партнёрами
Все логистические документы в цифровом формате передаются автоматически. Решение ориентировано на компании, предоставляющие услуги логистики (3PL), а также на организации, которые используют сторонние логистические сервисы для хранения и транспортировки товаров или которые применяют собственный транспорт для выполнения логистических операций.
Для чего это нужно
Повышает эффективность
Сокращение времени на оформление документов достигается за счёт однократного ввода товарных данных в систему. После первичного внесения информация автоматически дополняется и преобразуется в различные типы документов, которые затем передаются между учётными системами партнёров без ручного вмешательства. Это обеспечивает высокую скорость обработки, снижает риски ошибок и повышает прозрачность взаимодействия.
Точность и безопасность
Автоматизация процессов снижает вероятность ошибок, связанных с человеческим фактором, а использование специализированных транспортных протоколов обеспечивает надёжность и конфиденциальность обмена информацией между партнёрами.
Улучшает качество услуги
Ускоренная передача документов позволяет значительно повысить оперативность логистических операций — от приёмки товаров до их складирования, комплектования и транспортировки. Что напрямую влияет на повышение качества логистики в целом.
Как это работает
Cуществует две базовые, классические схемы взаимодействия с логистической компанией в форматах Warehouse и Cross-Docking.
- Warehouse (WH) — это процесс хранения товаров партнёра на логистическом складе с целью их последующей комплектации и транспортировки.
- Решение охватывает два основных процесса: закупка и продажа товара.
- Поставщики партнёров доставляют продукцию на склад, где она размещается для хранения.
- При поступлении заявки на перевозку осуществляется сбор заказа и организация доставки конечным получателям — например, в розничные магазины.
- Такой подход позволяет отказаться от собственного склада и транспорта, повысить эффективность обработки заказов и обеспечить своевременную доставку.
- Сross-Docking (CD) — это способ доставки без хранения товара.
- Решение охватывает процесс продажи товара.
- Партнер доставляет продукцию на транзитный склад, откуда логистическая компания оперативно распределяет ее по точкам назначения (например, магазинам).
- Также логистика может самостоятельно забрать товар со склада партнера.
- Такой подход позволяет производителям отказаться от использования собственного транспорта, снизить стоимость доставки и особенно эффективен для предсказуемых поставок и быстрооборачиваемых товаров.
Как работает решение Warehouse
1. Закупка товара и доставка его на склад
1.
Поставка товара на логистический склад сопровождается предварительным уведомлением. Это позволяет складу заранее подготовиться к приёмке, оптимизировать размещение и ускорить обработку поступающего товара.
2.
Партнёрская компания направляет логистическому оператору электронный документ IFTMAN из своей учётной системы, содержащий информацию о номенклатуре, объёме и сроках поставки. Как правило, документ IFTMAN формируется на основании заказа на закупку у поставщика.
3.
При поступлении товара на склад логистическая компания направляет партнеру сообщение IFTMANRSP, подтверждающее прием именно этой партии.
2. Продажа товара и отправка его со склада
1.
Партнер (продавец) инициирует заявку на перевозку, отправляя логистической компании сообщение INSDES. Для этого он формирует заявку в своей учетной системе на основе одного из следующих документов: счета, накладной или заказа.
2.
Заявка на перевозку может быть направлена получателю напрямую в виде сообщения INSDES или оформить предварительно черновиком INSDES. Это позволяет внести дополнительные сведения — такие как количество ящиков, поддонов и прочее — перед окончательной отправкой сообщения получателю.
3.
Сообщение INSDES может быть адресовано как логистическому предприятию, так и приложению POD, используемому водителем.
4.
После комплектации заказа на складе логистическая компания направляет продавцу сообщение INSDESRSP, информируя его о том, какие товары были подготовлены к отправке.
Как работает решение Cross-Docking
1.
Партнер (он же продавец) отправляет из своей учетной системы логистической фирме заявку на перевозку INSDES.
2.
INSDES может быть направлена получателю напрямую или быть оформлена черновиком. Это позволяет внести дополнительные сведения перед окончательной отправкой сообщения получателю.
3.
После отправки всех заявок на перевозки подавец может распечатать сводную накладную всех заявок и наклейки для каждого ящика или поддона.
4.
В качестве дополнительной услуги логистическая фирма может за вас распечатывать счета клиентам и отправлять их с товаром.
Функциональные возможности
- Автоматизация полного логистического цикла — от закупки до продажи.
- Управление каталогами товаров, цен и мест доставки.
- Хранение документов в цифровом архиве в течение трёх месяцев.
- Web‑портал для администрирования всего документооборота.
- Служба поддержки, включая веб‑чат в реальном времени.
- Расширенный мониторинг, позволяющий контролировать доставку документов, а также коды партнёров и товаров.
Как подключиться
1.
Согласовать процесс работы с логистическим партнёром.
2.
Настроить EDI подключение в учётной системе (следуя инструкции вашего ERPa).
3.
При необходимости внести изменения в учётную систему (напр. добавить поле для кол-ва тары).
4.
Docura настроит интеграцию с системой логистического партнера.
5.
Провести трёхстороннее тестирование.
6.
При необходимости обратиться в службу поддержки.
FAQ
Что такое EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, электронный обмен данными) — это обмен коммерческими документами между организациями в стандартизированных электронных форматах. Каждое сообщение описывает конкретный этап поставки — от заказа до закрывающих документов. Партнёры сами определяют состав цепочки EDI-сообщений с учётом особенностей своих бизнес-процессов.
Что такое GLN и как его получить?
GLN (Global Location Number) — уникальный 13-значный идентификатор юридического лица или его подразделения (склада, магазина, офиса). В EDI-сообщениях GLN однозначно определяет стороны сделки и места доставки. Номер выдаёт национальная организация GS1 (в Эстонии — GS1 Estonia, в Латвии — GS1 Latvija); регистрация и обслуживание GLN оплачиваются отдельно, напрямую GS1.
С какими учётными системами возможна интеграция?
Интеграция возможна со всеми современными учётными системами. Готовые интеграции уже есть для ERPLY, Merit, Directo, Navision (Business Central) и десятков других ERP, используемых в странах Балтии. Если вашей системы пока нет в списке — напишите в поддержку Docura, и мы настроим интеграцию.
С какими розничными сетями я могу обмениваться документами?
Docura подключена ко всем розничным сетям Эстонии и к основным сетям Латвии и Литвы. Актуальный список партнёров: https://docura.net/partners/. Если нужного партнёра нет в списке, обратитесь в службу поддержки — мы организуем подключение.
Кому подходит веб-портал Docura?
Веб-портал подходит компаниям с небольшим документооборотом (до ~20 заказов в месяц) или тем, чью учётную систему невозможно интегрировать. Через портал можно получать и отправлять все электронные документы без интеграции, а при росте объёмов — в любой момент перейти на полную интеграцию с вашей учётной системой.
Есть ли пробный период?
Да, у новых клиентов есть пробный период, чтобы познакомиться с платформой до принятия решения. Зарегистрироваться можно самостоятельно, без звонка менеджеру: https://docuid.docura.net/sign-up.
Сколько времени занимает подключение?
Если ваш партнёр и ваша учётная система уже подключены к Docura, обмен можно запустить за несколько дней. Новая интеграция при наличии всех необходимых данных занимает около двух недель, плюс до двух недель на тестирование и отладку.
Могу ли я получать уведомления о поступивших заказах на почту?
Да. Уведомления настраиваются на портале в разделе настроек организации. Также можно просто сообщить о своём пожелании в службу поддержки — мы всё настроим.
Что такое сообщения об ошибках?
Это автоматические письма о проблеме при передаче конкретного документа — чаще всего из-за отсутствия кода товара или места доставки. В письме содержится инструкция по необходимым действиям. Все ошибки дополнительно разбирает служба поддержки и при необходимости связывается с вами по контактному адресу для ошибок. Проверьте, что этот адрес указан в настройках организации в личном кабинете.
Как обратиться в службу поддержки?
Чат поддержки в реальном времени на портале (справа внизу), e-mail: support@docura.net, телефон: +372 5640 620. Поддержка работает в будние дни, мониторинг документооборота — круглосуточно.
В каких странах работает Docura?
Основной регион — Эстония, Латвия и Литва; также реализованы подключения с партнёрами в Финляндии и США. Платформа поддерживает международный обмен документами: если ваш партнёр находится в другой стране, свяжитесь с нами.
Какие основные типы EDI-сообщений используют торговые партнёры?
Стандартная цепочка включает четыре сообщения. ORDER — заказ: формируется в учётной системе торговой сети и автоматически выгружается в систему поставщика. DESADV — уведомление об отгрузке, электронный аналог товаросопроводительных документов. RECADV — уведомление о приёмке: перечень фактически принятого товара и причины неприёмки, что позволяет выставить корректный счёт. INVOICE — счёт: формируется в системе поставщика и автоматически загружается в систему торговой сети.
Что такое 2DOC и 4DOC?
2DOC — упрощённая цепочка из двух документов: ORDER и INVOICE. 4DOC — полная цепочка из четырёх сообщений: ORDER, DESADV, RECADV и INVOICE.
Как ретейлеру подключить всех поставщиков к EDI?
У Docura есть решения для всех типов поставщиков — от крупных производителей до небольших локальных компаний, что позволяет полностью автоматизировать обмен документами со всеми партнёрами. Процесс массового подключения называется онбордингом. Подробнее: https://docura.net/edi-onboarding/.
Как посчитать выгоду от внедрения EDI-Purchase?
Сравните показатели до и после внедрения: время на обработку одного документа, точность исполнения заказов (количество ошибок и корректировок) и общую эффективность процесса закупок.
Я оформляю заказы в веб-шопе поставщика. Что даст мне EDI?
EDI избавляет от ручного ввода заказов на сайте поставщика. Вы формируете заказ прямо в своей учётной системе, а подтверждение и согласование заказа автоматически возвращаются туда же. Больше не нужно переключаться между приложениями и переносить данные вручную — это экономит время и исключает ошибки при вводе.
Я поставщик. Могу ли я использовать портал заказов Docu-Order для обработки заказов покупателей?
Да, конечно. Вместо писем и звонков все заказы будут автоматически поступать в вашу систему. Для настройки нужны ваш товарный каталог и каталог цен (можно одним файлом); для каждого клиента или группы клиентов можно задать индивидуальные цены.
С чего начать внедрение EDI-Logistics?
Определите ключевые процессы, которые хотите автоматизировать: как правило, это приёмка на склад, отгрузка со склада и cross-docking. Затем проверьте готовность логистических партнёров и свяжитесь с нашей технической командой для первичной настройки интеграции.
Счета уже передаются через другого EDI-оператора, а мне нужна логистика. Что делать?
Можно сохранить текущего оператора для финансовых документов, а логистические процессы вести через отдельный EDI-канал — платформа поддерживает гибкую работу с несколькими провайдерами. Однако перевод всего обмена в Docura обычно дешевле и проще в поддержке: мы можем передавать заказы ваших клиентов напрямую логистическому партнёру.
Нужно ли менять учётную систему?
Нет. Решение совместимо с большинством современных ERP и учётных систем: интеграция выполняется через стандартные интерфейсы, без замены вашей текущей системы.
С какими транспортными и логистическими компаниями уже реализовано решение?
Решение успешно внедрено в сотрудничестве с рядом крупных логистических операторов. Актуальный список партнёров: https://docura.net/partners-logistics/.
Как объединить EDI-Logistics и Paperless Logistics?
Решения дополняют друг друга: EDI-Logistics отвечает за обмен электронными документами, сопровождающими логистический процесс, а Paperless Logistics — за цифровую обработку сопроводительных документов. Вместе они позволяют выстроить полностью безбумажный логистический процесс.
Чем отличается э-счет от EDI счета?"
Э‑счет — это электронный счет, который передаётся внутри одной страны по национальным требованиям (например, в Эстонии — E‑arve, в Латвии — E‑rēķini).
PEPPOL э‑счет — международный формат э‑счета, используемый для обмена документами между зарубежными партнёрами.
EDI‑счет обычно понимают как складской документ, используемый в логистике и товарообороте. Однако это распространённое заблуждение: опытный EDI‑оператор может настроить э‑счет для складских процессов, а EDI‑счет — для финансового учёта.
Новости
Клиенты нас спрашивают
Работая с поставщиками розничных сетей Эстонии и Балтии, мы каждый день слышим одни и те же вопросы. Переход на нового…
Как начать сотрудничество с розничными сетями
Ключевыми этапами начала продаж в розничной торговле являются переговоры, согласование ассортимента и подключение к системе электронного обмена данными (EDI).
Paradise Finest Foods: с Docura наши расходы на EDI сократились вдвое
When evaluating potential agencies, consider their expertise in various aspects of branding and design.
Связаться с нами
Поможем найти решение, которое подойдет именно тебе
