E-Invoice — автоматическая отправка и получение электронных счетов
Электронный счёт — это структурированный цифровой документ, который автоматически обрабатывается бухгалтерскими системами партнёров без ручного ввода.
Подходит для организаций государственного и частного сектора, а также для работы с локальными и международными партнёрами, обеспечивая соблюдение всех нормативных требований.
Для чего это нужно
ОТПРАВКА СЧЕТОВ
Решение позволяет обмениваться э‑счетами со всеми локальными и международными партнёрами.
Одно подключение к Docura обеспечивает выполнение требований всех ваших партнёров по входящим счетам.
Мониторинг в реальном времени гарантирует, что клиент получит счёт и корректно его обработает.
Ваши счета оплачиваются быстрее, поскольку доставляются партнеру мгновенно и не требуют ручного ввода.
ПОЛУЧЕНИЕ СЧЕТОВ
Одно подключение к Docura позволяет получать электронные счета от всех ваших партнёров — как местных, так и зарубежных.
Входящие э‑счета автоматически поступают непосредственно в вашу бухгалтерскую систему.
Каждый входящий счёт уже оцифрован и структурирован, что позволяет обрабатывать документы значительно быстрее и без ручного ввода.
Каналы передачи электронных счетов
Существует несколько способов передачи э‑счетов — они отличаются уровнем автоматизации, используемыми стандартами и тем, насколько хорошо подходят для работы с партнёрами в разных странах.
Ниже приведено объяснение четырех основных вариантов.
Вам достаточно один раз подключиться к Docura, чтобы отправлять и получать электронные счета, не волнуясь каким способом они передаются.
1. National E-Invoicing System (государственная система э-счетов)
Передача электронных счетов внутри одного государства в соответствии с национальным законодательством, например, в Эстонии — система E-arve, в Латвии — E-rēķini.
Описание
Когда используется
– Используется для обмена счетами между компаниями и государственными учреждениями.
– Форматы и требования определяются государством.
– Передача, как правило, осуществляется через операторов или государственный портал э-счетов.
– При выставлении счетов государственным учреждениям.
– Рекомендуется для B2B‑обмена внутри страны.
2. PEPPOL E-Invoicing System (международная система э-счетов)
Передача электронных счетов через глобальную сеть Peppol, в стандартизированном формате Peppol BIS 3.0.
Описание
Когда используется
– Каждый участник должен быть подключён к сети Peppol через оператора (Access Point).
– Docura подключена к сети Peppol и может подключить как отправителя, так и получателя счетов.
– Формат строго стандартизирован, что обеспечивает совместимость между странами и системами.
– Когда нужна международная совместимость и высокая безопасность.
– Минимум технических настроек между партнерами.
3. EDI (Electronic Data Interchange)
Передача электронных документов между учетными системами партнеров в согласованном формате.
Описание
Когда используется
– Используется крупными компаниями и сетями, где требуется обмен не только счетами, но и заказами, накладными, каталогами.
– Формат может быть любым: XML, EDIFACT, CSV, собственные структуры.
– Требует предварительного согласования форматов и маппинга между системами.
– Долгосрочные партнёрские отношения.
– Высокий объём транзакций.
– Необходимость кастомизации форматов.
4. Email (передача по электронной почте)
Передача счёта по email в виде вложения: PDF, Excel, XML или другого формата, согласованного между партнёрами.
Описание
Когда используется
– Самый простой и наименее автоматизированный способ.
– Не является э-счетом в юридическом смысле.
– Требует ручной обработки или импорта.
– Небольшие компании.
– Разовые партнёрства.
– Отсутствие интеграции или операторов.
Как это работает
1.
Продавец формирует счёт на продажу товаров или услуг в своей бухгалтерской системе.
2.
Счёт автоматически передаётся оператору Docura.
3.
Docura преобразует счёт в формат, необходимый получателю (например, PEPPOL), валидирует его и отправляет через соответствующий канал.
4.
Партнёр получает счёт в свою бухгалтерскую систему.
Как подключиться
Подключившись к Docura вы можете оправлять и получать любые электронные счета.
Мы берём на себя всю техническую часть, чтобы вы могли сосредоточиться на своём бизнесе.
Как отправить электронный счет
Зарегистрируйте организацию в сервисе app.docura.net.
Сообщите вашему партнеру о желании отправлять ему счета в электронном виде.
В зависимости от технических возможностей вашего партнера Docura активирует нужный канал.
Оформляйте счета в своей программе, а партнер получит счет в подходящем ему формате.
Как получить электронный счет
Зарегистрируйте организацию в сервисе app.docura.net.
Сообщите вашему партнеру о желании получать счета в электронном виде.
Docura узнает, какие технические возможности вашего партнера для отправки счетов и в зависимости от этого настроит нужный канал.
Получайте электронные счета от ваших партнеров в вашу бухгалтерскую программу.
Инструкции для подключения
ESTONIA
Подключиться к системе E-arve
FINLAND
Подключиться к системе Finvoice
LATVIA
Подключиться к системе E‑rēķini
ROMANIA
Подключиться к системе RO e‑Factura
PEPPOL
Подключиться к системе Peppol
FAQ
Что такое EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, электронный обмен данными) — это обмен коммерческими документами между организациями в стандартизированных электронных форматах. Каждое сообщение описывает конкретный этап поставки — от заказа до закрывающих документов. Партнёры сами определяют состав цепочки EDI-сообщений с учётом особенностей своих бизнес-процессов.
Чем отличается э-счет от EDI счета?"
Э‑счет — это электронный счет, который передаётся внутри одной страны по национальным требованиям (например, в Эстонии — E‑arve, в Латвии — E‑rēķini).
PEPPOL э‑счет — международный формат э‑счета, используемый для обмена документами между зарубежными партнёрами.
EDI‑счет обычно понимают как складской документ, используемый в логистике и товарообороте. Однако это распространённое заблуждение: опытный EDI‑оператор может настроить э‑счет для складских процессов, а EDI‑счет — для финансового учёта.
Что такое GLN и как его получить?
GLN (Global Location Number) — уникальный 13-значный идентификатор юридического лица или его подразделения (склада, магазина, офиса). В EDI-сообщениях GLN однозначно определяет стороны сделки и места доставки. Номер выдаёт национальная организация GS1 (в Эстонии — GS1 Estonia, в Латвии — GS1 Latvija); регистрация и обслуживание GLN оплачиваются отдельно, напрямую GS1.
С какими учётными системами возможна интеграция?
Интеграция возможна со всеми современными учётными системами. Готовые интеграции уже есть для ERPLY, Merit, Directo, Navision (Business Central) и десятков других ERP. Если вашей системы пока нет в списке — напишите в поддержку Docura, и мы настроим интеграцию.
С какими розничными сетями я могу обмениваться документами?
Docura подключена ко всем розничным сетям Эстонии и к основным сетям Латвии и Литвы. Актуальный список партнёров: https://docura.net/partners/. Если нужного партнёра нет в списке, обратитесь в службу поддержки — мы организуем подключение.
Кому подходит веб-портал Docura?
Веб-портал подходит компаниям с небольшим документооборотом (до ~20 заказов в месяц) или тем, чью учётную систему невозможно интегрировать. Через портал можно получать и отправлять все электронные документы без интеграции, а при росте объёмов — в любой момент перейти на полную интеграцию с вашей учётной системой.
Есть ли пробный период?
Да, у новых клиентов есть пробный период, чтобы познакомиться с платформой до принятия решения. Зарегистрироваться можно самостоятельно, без звонка менеджеру: https://docuid.docura.net/sign-up.
Сколько времени занимает подключение?
Если ваш партнёр и ваша учётная система уже подключены к Docura, обмен можно запустить за несколько дней. Новая интеграция при наличии всех необходимых данных занимает около двух недель, плюс до двух недель на тестирование и отладку.
Могу ли я получать уведомления о поступивших заказах на почту?
Да. Уведомления настраиваются на портале в разделе настроек организации. Также можно просто сообщить о своём пожелании в службу поддержки — мы всё настроим.
Что такое сообщения об ошибках?
Это автоматические письма о проблеме при передаче конкретного документа — чаще всего из-за отсутствия кода товара или места доставки. В письме содержится инструкция по необходимым действиям. Все ошибки дополнительно разбирает служба поддержки и при необходимости связывается с вами по контактному адресу для ошибок. Проверьте, что этот адрес указан в настройках организации в личном кабинете.
Как обратиться в службу поддержки?
Чат поддержки в реальном времени на портале (справа внизу), e-mail: support@docura.net, телефон: +372 5640 620. Поддержка работает в будние дни, мониторинг документооборота — круглосуточно.
В каких странах работает Docura?
Основной регион — Эстония, Латвия и Литва; также реализованы подключения с партнёрами в Финляндии и США. Платформа поддерживает международный обмен документами: если ваш партнёр находится в другой стране, свяжитесь с нами.
Какие основные типы EDI-сообщений используют торговые партнёры?
Стандартная цепочка включает четыре сообщения. ORDER — заказ: формируется в учётной системе торговой сети и автоматически выгружается в систему поставщика. DESADV — уведомление об отгрузке, электронный аналог товаросопроводительных документов. RECADV — уведомление о приёмке: перечень фактически принятого товара и причины неприёмки, что позволяет выставить корректный счёт. INVOICE — счёт: формируется в системе поставщика и автоматически загружается в систему торговой сети.
Что такое 2DOC и 4DOC?
2DOC — упрощённая цепочка из двух документов: ORDER и INVOICE. 4DOC — полная цепочка из четырёх сообщений: ORDER, DESADV, RECADV и INVOICE.
Как ретейлеру подключить всех поставщиков к EDI?
У Docura есть решения для всех типов поставщиков — от крупных производителей до небольших локальных компаний, что позволяет полностью автоматизировать обмен документами со всеми партнёрами. Процесс массового подключения называется онбордингом. Подробнее: https://docura.net/edi-onboarding/.
Как посчитать выгоду от внедрения EDI-Purchase?
Сравните показатели до и после внедрения: время на обработку одного документа, точность исполнения заказов (количество ошибок и корректировок) и общую эффективность процесса закупок.
Я оформляю заказы в веб-шопе поставщика. Что даст мне EDI?
EDI избавляет от ручного ввода заказов на сайте поставщика. Вы формируете заказ прямо в своей учётной системе, а подтверждение и согласование заказа автоматически возвращаются туда же. Больше не нужно переключаться между приложениями и переносить данные вручную — это экономит время и исключает ошибки при вводе.
Когда я смогу начать пользоваться решением?
Срок подключения зависит от готовности данных со стороны вашего партнёра-поставщика. При полном наличии данных интеграция занимает около двух недель, плюс до двух недель на тестирование и отладку.
Я поставщик. Могу ли я использовать портал заказов Docu-Order для обработки заказов покупателей?
Да, конечно. Вместо писем и звонков все заказы будут автоматически поступать в вашу систему. Для настройки нужны ваш товарный каталог и каталог цен (можно одним файлом); для каждого клиента или группы клиентов можно задать индивидуальные цены.
С чего начать внедрение EDI-Logistics?
Определите ключевые процессы, которые хотите автоматизировать: как правило, это приёмка на склад, отгрузка со склада и cross-docking. Затем проверьте готовность логистических партнёров и свяжитесь с нашей технической командой для первичной настройки интеграции.
Счета уже передаются через другого EDI-оператора, а мне нужна логистика. Что делать?
Можно сохранить текущего оператора для финансовых документов, а логистические процессы вести через отдельный EDI-канал — платформа поддерживает гибкую работу с несколькими провайдерами. Однако перевод всего обмена в Docura обычно дешевле и проще в поддержке: мы можем передавать заказы ваших клиентов напрямую логистическому партнёру.
Нужно ли менять учётную систему?
Нет. Решение совместимо с большинством современных ERP и учётных систем: интеграция выполняется через стандартные интерфейсы, без замены вашей текущей системы.
С какими транспортными и логистическими компаниями уже реализовано решение?
Решение успешно внедрено в сотрудничестве с рядом крупных логистических операторов. Актуальный список партнёров: https://docura.net/partners-logistics/.
Как объединить EDI-Logistics и Paperless Logistics?
Решения дополняют друг друга: EDI-Logistics отвечает за обмен электронными документами, сопровождающими логистический процесс, а Paperless Logistics — за цифровую обработку сопроводительных документов. Вместе они позволяют выстроить полностью безбумажный логистический процесс.
Новости
Docu-ORDER: как автоматизировать ежедневные закупки
Десятки поставщиков, сотни мелких заказов и ручной перенос данных в учетную систему — обычный день сети кафе или столовых. Docu-ORDER…
Магазины Prisma станут магазинами Coop
Coop Eesti Keskühistu и финская кооперативная розничная группа SOK заключили договор о покупке Prisma Peremarket и его 13 магазинов, расположенных…
Клиенты нас спрашивают
Работая с поставщиками розничных сетей Эстонии и Балтии, мы каждый день слышим одни и те же вопросы. Переход на нового…
Как начать сотрудничество с розничными сетями
Ключевыми этапами начала продаж в розничной торговле являются переговоры, согласование ассортимента и подключение к системе электронного обмена данными (EDI).
Связаться с нами
Мы поможем найти лучшее решение,
которое вам больше всего подходит
