E-Invoice — elektronisko rēķinu automātiska nosūtīšana un saņemšana
Elektroniskais rēķins ir strukturēts digitāls dokuments, ko partneru grāmatvedības sistēmas apstrādā automātiski, bez manuālas ievades.
Tas ir piemērots valsts un privātā sektora organizācijām, kā arī darbam ar vietējiem un starptautiskiem partneriem, nodrošinot visu normatīvo prasību ievērošanu.
Kāpēc tas ir nepieciešams
RĒĶINU NOSŪTĪŠANA
Šis risinājums ļauj apmainīties ar e-rēķiniem ar visiem vietējiem un starptautiskajiem partneriem.
Viena savienojuma izveide ar Docura nodrošina visu jūsu partneru prasību izpildi attiecībā uz ienākošajiem rēķiniem.
Reāllaika uzraudzība garantē, ka klients saņems rēķinu un to pareizi apstrādās.
Jūsu rēķini tiek apmaksāti ātrāk, jo tie tiek piegādāti partnerim uzreiz un neprasa manuālu ievadi.
RĒĶINU SAŅEMŠANA
Viena savienojuma izveide ar Docura ļauj saņemt elektroniskos rēķinus no visiem jūsu partneriem — gan vietējiem, gan ārzemju.
Ienākošie e-rēķini automātiski nonāk tieši jūsu grāmatvedības sistēmā.
Katrs ienākošais rēķins jau ir digitalizēts un strukturēts, kas ļauj apstrādāt dokumentus ievērojami ātrāk un bez manuālas ievades.
Elektronisko rēķinu nosūtīšanas kanāli
Ir vairāki veidi, kā nosūtīt e-rēķinus — tie atšķiras ar automatizācijas līmeni, izmantotajiem standartiem un to, cik labi tie piemēroti sadarbībai ar partneriem dažādās valstīs.
Zemāk ir sniegts četru galveno variantu apraksts.
Jums pietiek vienreiz pieslēgties Docura, lai sūtītu un saņemtu elektroniskos rēķinus, neuztraucoties par to, kādā veidā tie tiek nosūtīti.
1. National E-Invoicing System (valsts e-rēķinu sistēma)
Elektronisko rēķinu nosūtīšana vienas valsts robežās saskaņā ar valsts tiesību aktiem, piemēram, Igaunijā — sistēma „E-arve“, Latvijā — „E-rēķini“.
Apraksts
Kad to izmanto
– Izmanto rēķinu apmaiņai starp uzņēmumiem un valsts iestādēm.
– Formātus un prasības nosaka valsts.
– Pārsūtīšana parasti notiek ar operatoru vai valsts e-rēķinu portāla starpniecību.
– Izrakstot rēķinus valsts iestādēm.
– Ieteicams B2B darījumiem valsts iekšienē.
2. PEPPOL (starptautiskais e-rēķinu tīkls)
Elektronisko rēķinu nosūtīšana caur globālo Peppol tīklu standartizētā Peppol BIS 3.0 formātā.
Apraksts
Kad to izmanto
– Katram dalībniekam jābūt pieslēgtam Peppol tīklam ar operatora (Access Point) starpniecību.
– Docura ir pieslēgta Peppol tīklam un var pieslēgt gan rēķinu nosūtītāju, gan saņēmēju.
– Formāts ir stingri standartizēts, kas nodrošina savietojamību starp valstīm un sistēmām.
– Kad nepieciešama starptautiska savietojamība un augsta drošība.
– Minimāls tehnisko iestatījumu skaits starp partneriem.
3. EDI (Elektroniskā datu apmaiņa)
Elektronisko dokumentu pārsūtīšana starp partneru grāmatvedības sistēmām saskaņotā formātā.
Apraksts
Kad to izmanto
– To izmanto lielie uzņēmumi un tīkli, kur nepieciešama ne tikai rēķinu, bet arī pasūtījumu, preču pavadzīmju un katalogu apmaiņa.
– Formāts var būt jebkurš: XML, EDIFACT, CSV, pašu izstrādātas struktūras.
– Nepieciešama iepriekšēja formātu saskaņošana un sistēmu savstarpējā kartēšana.
– Ilgtermiņa partnerattiecības.
– Liels darījumu apjoms.
– Nepieciešamība pielāgot formātus.
4. Email (nosūtīšana pa e-pastu)
Rēķina nosūtīšana pa e-pastu kā pielikums: PDF, Excel, XML vai citā formātā, par kuru partneri ir vienojušies.
Apraksts
Kad to izmanto
– Vienkāršākais un vismazāk automatizētais veids.
– Juridiski nav uzskatāms par e-rēķinu.
– Prasa manuālu apstrādi vai importēšanu.
– Mazie uzņēmumi.
– Vienreizējās partnerības.
– Integrācijas vai operatoru trūkums.
Kā tas darbojas
1.
Pārdevējs izveido rēķinu par preču vai pakalpojumu pārdošanu savā grāmatvedības sistēmā.
2.
Rēķins tiek automātiski nosūtīts Docura operatoram.
3.
Docura pārveido rēķinu saņēmējam nepieciešamajā formātā (piemēram, PEPPOL), to validē un nosūta pa atbilstošo kanālu.
4.
Partneris saņem rēķinu savā grāmatvedības sistēmā.
Kā pieslēgties
Pieslēdzoties Docura, jūs varat sūtīt un saņemt jebkādus elektroniskos rēķinus.
Mēs uzņemamies visu tehnisko pusi, lai jūs varētu koncentrēties uz savu uzņēmējdarbību.
Как отправить электронный счет
Reģistrējiet savu organizāciju pakalpojumā app.docura.net.
Paziņojiet savam partnerim, ka vēlaties viņam nosūtīt rēķinus elektroniskā formātā..
Atkarībā no jūsu partnera tehniskajām iespējām Docura aktivizēs vajadzīgo kanālu.
Izveidojiet rēķinus savā programmā, un partneris saņems rēķinu viņam piemērotā formātā.
Kā saņemt elektronisko rēķinu
Reģistrējiet savu organizāciju pakalpojumā app.docura.net.
Paziņojiet savam partnerim par vēlmi saņemt rēķinus elektroniskā formātā.
Docura noskaidro, kādas ir jūsu partnera tehniskās iespējas rēķinu nosūtīšanai, un atkarībā no tā konfigurē vajadzīgo kanālu.
Saņemiet elektroniskos rēķinus no saviem partneriem savā grāmatvedības programmā.
FAQ
Kas ir EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, elektroniskā datu apmaiņa) ir komercdokumentu apmaiņa starp organizācijām standartizētos elektroniskos formātos. Katrs ziņojums apraksta konkrētu piegādes posmu — no pasūtījuma līdz noslēguma dokumentiem. Partneri paši nosaka EDI ziņojumu ķēdes sastāvu atbilstoši savu biznesa procesu īpatnībām.
Kāda ir atšķirība starp e-rēķinu un EDI rēķinu?
E-rēķins ir elektronisks rēķins, kas tiek pārsūtīts vienas valsts robežās atbilstoši nacionālajām prasībām (piemēram, Igaunijā — E-arve, Latvijā — E-rēķini).
PEPPOL e-rēķins ir starptautisks e-rēķina formāts, ko izmanto dokumentu apmaiņai ar ārvalstu partneriem.
“EDI rēķinu” parasti saprot kā noliktavas dokumentu, ko izmanto loģistikā un preču apritē. Tomēr tas ir izplatīts maldīgs priekšstats: pieredzējis EDI operators var iestatīt e-rēķinu noliktavas procesiem un EDI rēķinu — finanšu uzskaitei.
Kas ir GLN un kā to iegūt?
GLN (Global Location Number) ir juridiskas personas vai tās struktūrvienības (noliktavas, veikala, biroja) unikāls 13 ciparu identifikators. EDI ziņojumos GLN nepārprotami identificē darījuma puses un piegādes vietas. Numuru izsniedz nacionālā GS1 organizācija (Igaunijā — GS1 Estonia, Latvijā — GS1 Latvija); GLN reģistrācija un uzturēšana tiek apmaksāta atsevišķi, tieši GS1.
Ar kādām uzskaites sistēmām ir iespējama integrācija?
Integrācija ir iespējama ar visām mūsdienu uzskaites sistēmām. Jau ir pieejamas gatavas integrācijas ar ERPLY, Merit, Directo, Navision (Business Central) un desmitiem citu ERP sistēmu. Ja jūsu sistēmas sarakstā vēl nav — sazinieties ar Docura atbalstu, un mēs sagatavosim integrāciju.
Ar kādiem mazumtirdzniecības tīkliem es varu apmainīties ar dokumentiem?
Docura ir pieslēgta visiem Igaunijas mazumtirdzniecības tīkliem, kā arī galvenajiem Latvijas un Lietuvas tīkliem. Aktuālais partneru saraksts: https://docura.net/partners/. Ja vajadzīgā partnera sarakstā nav, sazinieties ar atbalsta dienestu — mēs nokārtosim pieslēgumu.
Kam ir piemērots Docura tīmekļa portāls?
Tīmekļa portāls ir piemērots uzņēmumiem ar nelielu dokumentu apjomu (līdz ~20 pasūtījumiem mēnesī) vai tiem, kuru uzskaites sistēmu nav iespējams integrēt. Caur portālu var saņemt un sūtīt visus elektroniskos dokumentus bez integrācijas, bet, apjomiem pieaugot, jebkurā brīdī var pāriet uz pilnu integrāciju ar savu uzskaites sistēmu.
Vai ir izmēģinājuma periods?
Jā, jauniem klientiem ir izmēģinājuma periods, lai iepazītos ar platformu pirms lēmuma pieņemšanas. Reģistrēties var patstāvīgi, nezvanot vadītājam: https://docuid.docura.net/sign-up.
Cik ilgs laiks nepieciešams pieslēgšanai?
Ja jūsu partneris un jūsu uzskaites sistēma jau ir pieslēgti Docura, apmaiņu var uzsākt dažu dienu laikā. Jauna integrācija, ja visi nepieciešamie dati ir pieejami, aizņem apmēram divas nedēļas, plus līdz divām nedēļām testēšanai un atkļūdošanai.
Vai varu saņemt paziņojumus par saņemtajiem pasūtījumiem e-pastā?
Jā. Paziņojumi tiek iestatīti portālā, organizācijas iestatījumu sadaļā. Var arī vienkārši paziņot par savu vēlmi atbalsta dienestam — mēs visu iestatīsim.
Kas ir kļūdu ziņojumi?
Tie ir automātiski e-pasta ziņojumi par problēmu konkrēta dokumenta pārsūtīšanā — visbiežāk saistībā ar trūkstošu preces kodu vai piegādes vietu. Vēstulē ir iekļauta instrukcija par nepieciešamajām darbībām. Visas kļūdas papildus izskata atbalsta dienests, un vajadzības gadījumā sazinās ar jums, izmantojot kļūdu kontaktadresi. Pārbaudiet, vai šī adrese ir norādīta jūsu personīgā konta organizācijas iestatījumos.
Kā sazināties ar atbalsta dienestu?
Reāllaika tērzēšana (čats) portālā (labajā apakšējā stūrī), e-pasts: support@docura.net, tālrunis: +372 5640 620. Atbalsta dienests strādā darba dienās, dokumentu apmaiņas uzraudzība notiek diennakti.
Kurās valstīs darbojas Docura?
Galvenais reģions ir Igaunija, Latvija un Lietuva; tāpat ir izveidoti pieslēgumi ar partneriem Somijā un ASV. Platforma atbalsta starptautisku dokumentu apmaiņu: ja jūsu partneris atrodas citā valstī, sazinieties ar mums.
Kādus galvenos EDI ziņojumu veidus izmanto tirdzniecības partneri?
Standarta ķēde ietver četrus ziņojumus. ORDER — pasūtījums: tiek izveidots mazumtirdzniecības tīkla uzskaites sistēmā un automātiski nosūtīts uz piegādātāja sistēmu. DESADV — nosūtīšanas paziņojums, elektronisks pavaddokumentu analogs. RECADV — saņemšanas paziņojums: faktiski saņemtās preces saraksts un nepieņemšanas iemesli, kas ļauj izrakstīt korektu rēķinu. INVOICE — rēķins: tiek izveidots piegādātāja sistēmā un automātiski ielādēts mazumtirdzniecības tīkla sistēmā.
Kas ir 2DOC un 4DOC?
2DOC — vienkāršota divu dokumentu ķēde: ORDER un INVOICE. 4DOC — pilna četru ziņojumu ķēde: ORDER, DESADV, RECADV un INVOICE.
Kā mazumtirgotājam pieslēgt visus piegādātājus EDI?
Docura ir risinājumi visu veidu piegādātājiem — no lieliem ražotājiem līdz nelieliem vietējiem uzņēmumiem —, kas ļauj pilnībā automatizēt dokumentu apmaiņu ar visiem partneriem. Masveida pieslēgšanas procesu sauc par onboardingu. Vairāk informācijas: https://docura.net/edi-onboarding/.
Kā aprēķināt ieguvumu no EDI-Purchase ieviešanas?
Salīdziniet rādītājus pirms un pēc ieviešanas: laiku, kas nepieciešams viena dokumenta apstrādei, pasūtījumu izpildes precizitāti (kļūdu un koriģējumu skaitu) un iepirkumu procesa vispārējo efektivitāti.
Es noformēju pasūtījumus piegādātāja tīmekļa veikalā. Ko man dos EDI?
EDI atbrīvo no pasūtījumu manuālas ievadīšanas piegādātāja mājaslapā. Jūs izveidojat pasūtījumu tieši savā uzskaites sistēmā, un pasūtījuma apstiprinājums un saskaņojums automātiski atgriežas tajā pašā sistēmā. Vairs nav jāpārslēdzas starp lietotnēm un manuāli jāpārnes dati — tas ietaupa laiku un novērš ievades kļūdas.
Es esmu piegādātājs. Vai varu izmantot pasūtījumu portālu Docu-Order pircēju pasūtījumu apstrādei?
Jā, protams. E-pastu un zvanu vietā visi pasūtījumi automātiski nonāks jūsu sistēmā. Iestatīšanai nepieciešams jūsu preču katalogs un cenu katalogs (var būt viens fails); katram klientam vai klientu grupai var noteikt individuālas cenas.
Ar ko sākt EDI-Logistics ieviešanu?
Nosakiet galvenos procesus, ko vēlaties automatizēt: parasti tā ir preču pieņemšana noliktavā, izsūtīšana no noliktavas un cross-docking. Pēc tam pārbaudiet loģistikas partneru gatavību un sazinieties ar mūsu tehnisko komandu, lai veiktu sākotnējo integrācijas iestatīšanu.
Rēķini jau tiek pārsūtīti caur citu EDI operatoru, bet man ir nepieciešama loģistika. Ko darīt?
Jūs varat saglabāt pašreizējo operatoru finanšu dokumentiem un veikt loģistikas procesus caur atsevišķu EDI kanālu — platforma atbalsta elastīgu darbu ar vairākiem pakalpojumu sniedzējiem. Tomēr visas apmaiņas pārcelšana uz Docura parasti ir lētāka un vieglāk uzturama: mēs varam nosūtīt jūsu klientu pasūtījumus tieši loģistikas partnerim.
Vai ir jāmaina uzskaites sistēma?
Nē. Risinājums ir savietojams ar lielāko daļu mūsdienu ERP un uzskaites sistēmu: integrācija tiek veikta, izmantojot standarta saskarnes, nemainot jūsu pašreizējo sistēmu.
Ar kādiem transporta un loģistikas uzņēmumiem risinājums jau ir ieviests?
Risinājums ir veiksmīgi ieviests sadarbībā ar vairākiem lieliem loģistikas operatoriem. Aktuālais partneru saraksts: https://docura.net/partners-logistics/.
Kā apvienot EDI-Logistics un Paperless Logistics?
Šie risinājumi papildina viens otru: EDI-Logistics nodrošina loģistikas procesu pavadošo elektronisko dokumentu apmaiņu, savukārt Paperless Logistics nodrošina pavaddokumentu digitālu apstrādi. Kopā tie ļauj izveidot pilnībā bezpapīra loģistikas procesu.
Ziņas
KURŠI savieno piegādātājus ar EDI
Docura kļuvusi par oficiālu Kurši tīkla partneri, piedāvājot piegādātājiem ātru EDI pieslēgumu. Divi veidi: integrācija ar grāmatvedības sistēmu vai darbs…
Kā sākt sadarbību ar mazumtirdzniecības ķēdēm
Galvenie posmi pārdošanas uzsākšanai mazumtirdzniecībā ir sarunas, vienošanās par sortimentu un pieslēgšanās elektroniskās datu apmaiņas (EDI) sistēmai.
Paradise Finest Foods: Mūsu EDI izmaksas tika samazinātas uz pusi
Izvērtējot potenciālās aģentūras, ņemiet vērā to zināšanas dažādos zīmolvedības un dizaina aspektos.
EDI-REPORTS is Sales Improving Tool
Are your products listed in Selver assortment? If yes, then we have a solution to improve your sale
Sazinieties ar mums
Mēs palīdzēsim jums atrast pakalpojumus, kas atbilst jūsu konkrētajām vajadzībām.
