Docu-ORDER: kā automatizēt ikdienas iepirkumus
Docu-ORDER — vienota digitālā vide pasūtījumu noformēšanai un apstrādei starp pircējiem un piegādātājiem.
Kafejnīcu, restorānu vai ēdnīcu tīkls ikdienā strādā ar desmitiem piegādātāju un noformē lielu skaitu nelielu pasūtījumu. Šādos apstākļos ierastie iepirkumu veidi — telefona zvani un e-pasts — pakāpeniski kļūst par liekas manuālas darba avotu.
Pasūtījumi jāveido un jāsūta dažādos veidos, informācija jāpārnes manuāli, bet no piegādātājiem saņemtie rēķini jāapstrādā un jāievada uzskaites sistēmā. Jo vairāk tirdzniecības vietu, ēdnīcu, kafejnīcu vai citu struktūrvienību piedalās procesā, jo grūtāk to kontrolēt.
Tieši šo uzdevumu risina Docu-ORDER — vide pasūtījumu noformēšanai piegādātājiem un rēķinu saņemšanai, kas izveidota platformas docura.net bāzē.
Piemērs: Fristar SIA ikdienas iepirkumi
Fristar SIA — ēdināšanas uzņēmumu tīkls Latvijas teritorijā. Lai nodrošinātu ikdienas darbu, katrs ēdināšanas punkts regulāri pasūta produktus no dažādiem piegādātājiem.
Liela piegādātāju skaita gadījumā ikdienas iepirkumi rada ievērojamu darbību apjomu: nepieciešams izvēlēties preces, sagatavot un nosūtīt pasūtījumu, saņemt piegādi, salīdzināt to ar dokumentiem, apstrādāt rēķinu un nodot datus ERP sistēmā.
Docu-ORDER ļauj apvienot šīs darbības vienotā digitālā procesā. Tā vietā, lai daļu pasūtījumu veiktu pa telefonu, daļu — pa e-pastu, un pēc tam atsevišķi apstrādātu ienākošos dokumentus, darbinieki strādā ar vienu portālu.
Viens kanāls darbam ar piegādātājiem
Docu-ORDER pamatideja ir vienkārša: visi iepirkuma pasūtījumi tiek noformēti caur vienotu kanālu portālā docura.net. Piegādātāji nodod savu sortimentu un cenas, pēc tam preces kļūst pieejamas pircējam elektroniskajā katalogā. Katra ēdnīca izvēlas nepieciešamās pozīcijas un tieši portālā sagatavo pasūtījumu.
Regulāri atkārtotiem iepirkumiem var saglabāt tipveida pasūtījumus. Darbiniekam nav jāveido pasūtījums no jauna katru reizi: pietiek par pamatu ņemt iepriekšējo pasūtījumu vai iepriekš sagatavotu veidni un veikt nepieciešamās izmaiņas. Tas ir īpaši ērti ēdināšanas uzņēmumiem, kur ievērojama sortimenta daļa tiek iepirkta regulāri.
Ne tikai pasūtījums, bet arī rēķins
Pēc pasūtījuma nokomplektēšanas piegādātājs piegādā preci un nosūta pircējam elektronisku rēķinu. Pircējs pieņem piegādi un pārbauda, vai faktiski saņemtā prece atbilst pasūtījumam un pavaddokumentiem.
Ja preces daudzums un kvalitāte atbilst pasūtījumam, rēķins tiek apstiprināts un nodots pircēja ERP sistēmā bez nepieciešamības atkārtoti manuāli ievadīt datus. Ja pieņemšanas laikā tiek konstatēta neatbilstība, pircējs sagatavo pretenziju piegādātājam. Pēc izmaiņu saskaņošanas piegādātājs nosūta jaunu, koriģētu rēķinu.
Tādējādi pasūtījums, piegāde un rēķins kļūst par viena secīga procesa daļām. Tas ir īpaši ērti ēdināšanas uzņēmumiem, kur ievērojama sortimenta daļa tiek iepirkta regulāri.
Papildu AI iespējas
Docu-ORDER var papildināt arī ar AI bāzētiem rīkiem. Pasūtījuma noformēšanas laikā sistēma var veikt vienas grupas preču — piemēram, vistas krūtiņas, frī kartupeļu un citu pozīciju — cenu salīdzinošo analīzi.
AI palīdz noteikt izdevīgāko piedāvājumu un iesaka to iepirkumam, atzīmējot attiecīgo pozīciju ar īpašu karodziņu. Tas dod iepirkumu vadītājam papildu informāciju tieši pasūtījuma veidošanas brīdī un palīdz salīdzināt pieejamos piedāvājumus vienota procesa ietvaros.
Tādējādi portāls var veikt ne tikai pasūtījuma noformēšanas operatīvo funkciju, bet arī palīdzēt analizēt iepirkumu datus.
Docu-ORDER kā vienots kanāls darbam ar pircējiem
Pasūtījumu portāla Docu-ORDER ieviešanas iniciators var būt arī piegādātājs. No piegādātāja vai ražotāja puses portāls ir īpaši aktuāls situācijā, kad uzņēmums saņem lielu skaitu nelielu pasūtījumu no daudziem klientiem un vēlas tos pārvest uz vienotu standartizētu kanālu.
Šāda pieeja ir īstenota, piemēram, Valio Eesti AS gadījumā: skolu ēdnīcas var izvietot ikdienas pasūtījumus caur portālu, nevis sūtīt pasūtījumus pa e-pastu vai noformēt tos pa telefonu.
EDI-operators Docura
Docura OÜ nodrošina tehnisko risinājumu, ikdienas atbalstu, kā arī partneru masveida pieslēgšanas pakalpojumu. Ja rodas jautājumi, sazinieties ar mums, rakstot uz support@docura.net.
