Paperless Logistics — skaitmeninė pristatymo ir dokumentų srauto transformacija
Sprendimas, kuris pakeičia popierinius važtaraščius (TTN), kelionės lapus ir taros grąžinimo aktus elektroniniais dokumentais, pasirašomais vairuotojo mobiliąja programėle. Sprendimas užtikrina pristatymo skaidrumą, mažina veiklos išlaidas ir pašalina popierinio archyvo poreikį.
Logistikos procesai tradiciškai remiasi popieriniais dokumentais, o tai sukelia vėlavimus, klaidas ir dideles išlaidas. Įmonės, naudojančios nuosavą transportą ar dirbančios transporto ir logistikos paslaugų srityje, susiduria su būtinybe: kontroliuoti pristatymo būseną, patvirtinti krovinio perdavimo faktą, saugoti dokumentus iki 7 metų, apskaityti grąžinamąją tarą.
Paperless Logistics sprendžia šias užduotis, perkeldamas pristatymo procesą į skaitmeninę aplinką. Mažina išlaidas, didina skaidrumą, pagreitina procesus ir sukuria pagrindą tolesniam automatizavimui.
Popierinė ir bepopierė modeliai
Dabartinis procesas:
- Vairuotojas gauna kelionės lapą ir 3 važtaraščio egzempliorius.
- Iškrovimo vietoje gavėjas pasirašo dokumentus.
- Kopijos paskirstomos tarp gavėjo, vežėjo ir krovinio savininko.
- Grąžinamoji tara fiksuojama rankiniu būdu.
- Dokumentai saugomi popieriniame archyve iki 7 metų.
Skaitmeninis procesas:
- Vairuotojas įsidiegia mobiliąją programėlę.
- Pristatymo užduotys gaunamos automatiškai.
- Važtaraščiai nespausdinami — duomenys prieinami programėlėje.
- Gavėjas pasirašo dokumentą telefono ekrane.
- Parašas, geolokacija ir laikas perduodami į krovinio savininko ERP.
- Grąžinamoji tara fiksuojama programėlėje.
- Dokumentai saugomi e-archyve ir prieinami per nuorodą.
Kam tai reikalinga
Efektyvumas ir dokumentų srauto pagreitinimas
- Pristatymo būsena internetu
- Rankinių operacijų mažinimas
- Taros nuostolių mažinimas
- Atsisakymas spausdinti dokumentus
- Archyvo išlaidų mažinimas
Kontrolė ir skaidrumas
- Pristatymo patvirtinimas su parašu, laiku ir geolokacija
- Ginčytinų situacijų pašalinimas
- Prieiga prie dokumentų ERP per nuorodą
ESG efektas
- Popieriaus naudojimo mažinimas, miško išteklių apkrovos mažinimas
- Taupymas saugant ir logistikoje dokumentus
- Mažiau dokumentų praradimų, klastočių, neatitikimų
Kaip tai veikia
1.
Vairuotojas įsidiegia programėlę telefone, gauna programėlėje prekių pristatymo užduotis (maršrutas gali būti nustatytas arba ne).
Važtaraščiai nespausdinami, nes prekių sąrašas kiekvienai pristatymo vietai saugomas programėlėje.
2.
Vairuotojas iškrauna prekes pristatymo vietoje. Prekes priimantis darbuotojas pasirašo programėlėje vairuotojo telefono ekrane važtaraštį, kad prekės gautos.
Šiuo metu informacija apie pristatytą krovinį perduodama nuorodos forma savininkui ir gavėjui tiesiai į apskaitos sistemą.
3.
Perduodant prekes, be parašo nurodoma geolokacija ir tikslus parašo davimo laikas.
Grąžinamoji tara taip pat registruojama programėlėje ir apskaitoma taros ataskaitoje.
Sprendimo diegimas
- Integracija su ERP ir Docura
- Būtinų laukų pridėjimas (pvz., taros kiekio)
- Logistikos proceso konfigūravimas
- Vairuotojų mokymas
- Programėlės įdiegimas
- Testavimas su vienu vairuotoju
- Paleidimas pramoniniam naudojimui
Ekonominis efektas
Jūs esate įmonė, kuri naudoja 10 nuosavų automobilių prekėms klientams pristatyti. Kasdien kiekvienas automobilis atlieka 8 pristatymus.
Popieriaus taupymas
23 dienos × 8 vietos × 3 kopijos × 10 automobilių = 5520 lapų Kaina: ≈110 € per mėnesį.
Darbo laiko taupymas
3 valandos spausdinimo × 23 dienos = 69 valandos 69 × 20 €/val. = 1380 €.
Taupymas archyve
Atsisakymas saugoti ir ieškoti popierinių dokumentų.
Taupymas tarai
Nuostolių mažinimas: ≈100 € per mėnesį
Bendras sutaupymas: daugiau nei 1500 € per mėnesį
FAQ
Kas yra EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, elektroniniai duomenų mainai) — tai komercinių dokumentų mainai tarp organizacijų standartizuotais elektroniniais formatais. Kiekvienas pranešimas aprašo konkretų tiekimo etapą — nuo užsakymo iki baigiamųjų dokumentų. Partneriai patys nustato EDI pranešimų grandinės sudėtį, atsižvelgdami į savo verslo procesų ypatumus.
Kas yra GLN ir kaip jį gauti?
GLN (Global Location Number) — unikalus 13 ženklų juridinio asmens ar jo padalinio (sandėlio, parduotuvės, biuro) identifikatorius. EDI pranešimuose GLN vienareikšmiškai nustato sandorio šalis ir pristatymo vietas. Numerį išduoda nacionalinė GS1 organizacija (Estijoje — GS1 Estonia, Latvijoje — GS1 Latvija); GLN registracija ir aptarnavimas apmokami atskirai, tiesiogiai GS1.
Su kokiomis apskaitos sistemomis galima integracija?
Integracija galima su visomis šiuolaikinėmis apskaitos sistemomis. Paruoštos integracijos jau yra ERPLY, Merit, Directo, Navision (Business Central) ir dešimčiai kitų ERP. Jei jūsų sistemos sąraše dar nėra — parašykite Docura palaikymo tarnybai, ir mes sukonfigūruosime integraciją.
Su kokiais mažmeninės prekybos tinklais galiu keistis dokumentais?
Docura yra prisijungusi prie visų Estijos mažmeninės prekybos tinklų ir pagrindinių Latvijos bei Lietuvos tinklų. Aktualus partnerių sąrašas: https://docura.net/partners/. Jei reikiamo partnerio sąraše nėra, kreipkitės į palaikymo tarnybą — mes organizuosime prisijungimą.
Kam tinka Docura interneto portalas?
Interneto portalas tinka įmonėms su nedideliu dokumentų srautu (iki ~20 užsakymų per mėnesį) arba toms, kurių apskaitos sistemos integruoti neįmanoma. Per portalą galima gauti ir siųsti visus elektroninius dokumentus be integracijos, o augant apimtims — bet kuriuo metu pereiti prie visiškos integracijos su jūsų apskaitos sistema.
Ar yra bandomasis laikotarpis?
Taip, nauji klientai turi bandomąjį laikotarpį, kad galėtų susipažinti su platforma prieš priimdami sprendimą. Registruotis galima savarankiškai, be skambučio vadybininkui: https://docuid.docura.net/sign-up.
Kiek laiko užima prisijungimas?
Jei jūsų partneris ir jūsų apskaitos sistema jau prijungti prie Docura, mainus galima paleisti per kelias dienas. Nauja integracija, turint visus reikiamus duomenis, užima apie dvi savaites, plius iki dviejų savaičių testavimui ir derinimui.
Ar galiu gauti pranešimus apie gautus užsakymus el. paštu?
Taip. Pranešimai konfigūruojami portale organizacijos nustatymų skiltyje. Taip pat galite tiesiog pranešti apie savo pageidavimą palaikymo tarnybai — mes viską sukonfigūruosime.
Kas yra klaidų pranešimai?
Tai automatiniai laiškai apie problemą perduodant konkretų dokumentą — dažniausiai dėl prekės kodo ar pristatymo vietos nebuvimo. Laiške pateikiama instrukcija dėl būtinų veiksmų. Visas klaidas papildomai nagrinėja palaikymo tarnyba ir, jei reikia, susisiekia su jumis per klaidų kontaktinį adresą. Patikrinkite, ar šis adresas nurodytas organizacijos nustatymuose asmeninėje paskyroje.
Kaip kreiptis į palaikymo tarnybą?
Realiojo laiko palaikymo pokalbis portale (apačioje dešinėje), el. paštas: support@docura.net, telefonas: +372 5640 620. Palaikymas dirba darbo dienomis, dokumentų srauto stebėjimas — visą parą.
Kokiose šalyse veikia Docura?
Pagrindinis regionas — Estija, Latvija ir Lietuva; taip pat įgyvendinti prisijungimai su partneriais Suomijoje ir JAV. Platforma palaiko tarptautinius dokumentų mainus: jei jūsų partneris yra kitoje šalyje, susisiekite su mumis.
Kokius pagrindinius EDI pranešimų tipus naudoja prekybos partneriai?
Standartinę grandinę sudaro keturi pranešimai. ORDER — užsakymas: formuojamas prekybos tinklo apskaitos sistemoje ir automatiškai iškeliamas į tiekėjo sistemą. DESADV — išsiuntimo pranešimas, elektroninis prekių lydimųjų dokumentų atitikmuo. RECADV — priėmimo pranešimas: faktiškai priimtų prekių sąrašas ir nepriėmimo priežastys, leidžiančios išrašyti teisingą sąskaitą. INVOICE — sąskaita: formuojama tiekėjo sistemoje ir automatiškai įkeliama į prekybos tinklo sistemą.
Kas yra 2DOC ir 4DOC?
2DOC — supaprastinta dviejų dokumentų grandinė: ORDER ir INVOICE. 4DOC — pilna keturių pranešimų grandinė: ORDER, DESADV, RECADV ir INVOICE.
Kaip mažmenininkui prijungti visus tiekėjus prie EDI?
Docura turi sprendimus visų tipų tiekėjams — nuo stambių gamintojų iki mažų vietinių įmonių, o tai leidžia visiškai automatizuoti dokumentų mainus su visais partneriais. Masinio prijungimo procesas vadinamas onboarding. Daugiau informacijos: https://docura.net/edi-onboarding/.
Kaip apskaičiuoti naudą įdiegus EDI-Purchase?
Palyginkite rodiklius prieš diegimą ir po jo: vieno dokumento apdorojimo laiką, užsakymų vykdymo tikslumą (klaidų ir korekcijų skaičių) ir bendrą pirkimo proceso efektyvumą.
Aš pateikiu užsakymus tiekėjo interneto parduotuvėje. Ką man duos EDI?
EDI pašalina rankinį užsakymų įvedimą tiekėjo svetainėje. Jūs formuojate užsakymą tiesiai savo apskaitos sistemoje, o užsakymo patvirtinimas ir suderinimas automatiškai grąžinami ten pat. Nebereikia persijungti tarp programėlių ir rankiniu būdu perkelti duomenų — tai taupo laiką ir pašalina įvedimo klaidas.
Aš esu tiekėjas. Ar galiu naudoti Docu-Order užsakymų portalą pirkėjų užsakymams apdoroti?
Taip, žinoma. Vietoj laiškų ir skambučių visi užsakymai bus automatiškai gaunami į jūsų sistemą. Konfigūravimui reikia jūsų prekių katalogo ir kainų katalogo (gali būti vienas failas); kiekvienam klientui ar klientų grupei galima nustatyti individualias kainas.
Nuo ko pradėti diegiant EDI logistiką?
Nustatykite pagrindinius procesus, kuriuos norite automatizuoti: paprastai tai priėmimas į sandėlį, išsiuntimas iš sandėlio ir cross-docking. Tada patikrinkite logistikos partnerių pasirengimą ir susisiekite su mūsų technine komanda dėl pirminio integracijos konfigūravimo.
Sąskaitos jau perduodamos per kitą EDI operatorių, o man reikia logistikos. Ką daryti?
Galima išlaikyti dabartinį operatorių finansiniams dokumentams, o logistikos procesus vesti per atskirą EDI kanalą — platforma palaiko lankstų darbą su keliais tiekėjais. Tačiau visų mainų perkėlimas į Docura paprastai yra pigesnis ir paprastesnis palaikymo požiūriu: galime perduoti jūsų klientų užsakymus tiesiogiai logistikos partneriui.
Ar reikia keisti apskaitos sistemą?
Ne. Sprendimas suderinamas su dauguma šiuolaikinių ERP ir apskaitos sistemų: integracija atliekama per standartines sąsajas, nekeičiant jūsų dabartinės sistemos.
Su kokiomis transporto ir logistikos įmonėmis sprendimas jau įgyvendintas?
Sprendimas sėkmingai įdiegtas bendradarbiaujant su keletu stambių logistikos operatorių. Aktualus partnerių sąrašas: https://docura.net/partners-logistics/.
Kaip sujungti EDI logistiką ir Paperless Logistics?
Sprendimai vienas kitą papildo: EDI logistika atsakinga už elektroninių dokumentų, lydinčių logistikos procesą, mainus, o Paperless Logistics — už lydimųjų dokumentų skaitmeninį apdorojimą. Kartu jie leidžia sukurti visiškai bepopierį logistikos procesą.
Kuo skiriasi e-sąskaita nuo EDI sąskaitos?"
E-sąskaita — tai elektroninė sąskaita, perduodama vienos šalies viduje pagal nacionalinius reikalavimus (pavyzdžiui, Estijoje — E‑arve, Latvijoje — E‑rēķini).
PEPPOL e-sąskaita — tarptautinis e-sąskaitos formatas, naudojamas dokumentų mainams tarp užsienio partnerių.
EDI sąskaita paprastai suprantama kaip sandėlio dokumentas, naudojamas logistikoje ir prekių apyvartoje. Tačiau tai paplitęs klaidingas supratimas: patyręs EDI operatorius gali sukonfigūruoti e-sąskaitą sandėlio procesams, o EDI sąskaitą — finansinei apskaitai.
Naujienos
Docu-ORDER: kaip automatizuoti kasdienius pirkimus
Dešimtys tiekėjų, šimtai smulkių užsakymų ir rankinis duomenų perkėlimas į apskaitos sistemą — kavinių ar valgyklų tinklo kasdienybė. Docu-ORDER siūlo…
Klausimai, kurių mums užduodama
Dirbdami su mažmeninės prekybos tinklų tiekėjais Estijoje ir Baltijos šalyse, kiekvieną dieną girdime tuos pačius klausimus. Perėjimas prie naujo EDI…
Kaip pradėti bendradarbiauti su mažmeninės prekybos tinklais
Pagrindiniai pardavimų mažmeninėje prekyboje pradžios etapai — derybos, asortimento suderinimas ir prisijungimas prie elektroninių duomenų mainų (EDI) sistemos.
Susisiekti su mumis
Padėsime rasti sprendimą, kuris tiks būtent jums
