EDI-Onboarding — masinis partnerių prijungimas
Tai svarbiausia bet kurio EDI projekto dalis. Kad visi jūsų partneriai dirbtų su jumis per EDI, svarbu šį procesą patikėti profesionalams.
Mūsų specialistai atliks onboarding greitai, tiksliai ir visapusiškai, užtikrindami teisingą kiekvieno sandorio šalies prijungimą. Tik tada EDI naudojimas duos jums maksimalią naudą ir leis visiškai atskleisti elektroninių dokumentų mainų potencialą.
1. Kam tai reikalinga
Onboarding — tai masinis partnerių prijungimas prie elektroninių dokumentų mainų privataus ir viešojo sektoriaus įmonėms bet kurioje srityje.
Partnerių prijungimas yra svarbiausia bet kurio EDI projekto dalis, nes didžiausią naudą gausite tada, kai maksimalus partnerių skaičius dirbs su jumis skaitmeniniu formatu. Dėl to mažiau rankinio darbo, mažiau klaidų, greitesni procesai.
Ši paslauga jums reikalinga, jei esate mažmenininkas ir norite prijungti visus savo tiekėjus prie EDI, jei esate gamintojas ar didmeninės prekybos pardavėjas ir jums reikia prijungti savo pirkėjus, arba jei esate transporto ir logistikos įmonė, dirbanti su daug užsakovų. Taip pat galite atlikti paslaugų tiekėjų onboarding, kad visos gaunamos sąskaitos būtų gaunamos kaip e-sąskaitos.
2. Kaip tai veikia
Partnerių prijungimo procesas susideda iš dviejų dalių:
1. Administracinė dalis (ne techninė)
Svarbiausia prijungiant partnerius — profesionalus bendravimas ir susitarimai su partneriais dėl sutikimo keistis su jumis dokumentais elektronine forma. Docura užtikrina komunikaciją, pasirengimą ir prijungimo projekto valdymą.
Iš onboarding iniciatoriaus pusės reikalingas administracinis projekto palaikymas — tai yra partnerių skatinimas atlikti būtinus pakeitimus savo vidiniuose procesuose, kad pereitų prie EDI.
2. Techninis prijungimas
Techninis prijungimas apima dokumentų perdavimo kanalo konfigūravimą, formatus, katalogus ir dokumentų perdavimo testavimą. Jūsų partneriams perduodama instrukcija apie įvairius EDI prijungimo variantus, atsižvelgiant į jų apskaitos sistemos technines galimybes.
3. Kontrolinis sąrašas: prijungimo etapai
1. Ką daro onboarding iniciatorius
- Paskiria atsakingą asmenį ir patvirtina vadovybės palaikymą.
- Sudaro prijungti skirtų partnerių sąrašą.
- Nustato partnerių prioritetus pagal dokumentų srauto apimtį.
- Siunčia partneriams laišką apie perėjimą prie EDI ir bendrą techninę prijungimo instrukciją. Laiškas — svarbus įrankis prijungiant partnerius. Jį visada partneriams siunčia onboarding iniciatorius.
2. Ką daro Docura
- Bendrauja su kiekvienu partneriu ir nustato techninį pasirengimą.
- Techniškai prijungia partnerius: kanalai, formatai, testai.
- Užtikrina teisingą dokumentų mainų paleidimą.
- Toliau dirba su likusiais partneriais.
4. Prijungimo dokumentai
5. Onboarding pavyzdys
Jūs esate mažmenininkas, turintis 20 statybinių medžiagų parduotuvių tinklą ir daugiau nei šimtą vietinių bei užsienio tiekėjų. Dirbate pagal šią schemą: siunčiate tiekėjui užsakymą, o jis atsiunčia jums sąskaitą. Užsakymų, kuriuos siunčiate tiekėjams, skaičius yra maždaug 5000 vienetų per mėnesį, tiek pat gaunamų sąskaitų.
Šiuo metu dalis tiekėjų naudoja EDI, dalis keičiasi dokumentais el. paštu, o kai kurie priima užsakymą telefonu, bet perduoda jums sąskaitą popierine forma kartu su prekėmis. Taigi jūsų darbuotojai praleidžia dešimtis darbo valandų užsakymams apdoroti, gaunamoms sąskaitoms suderinti ir rankiniu būdu įvesti, taip pat rankinio įvedimo klaidoms taisyti ir dokumentams archyvuoti.
Projekto tikslas
Mažmenininkas siekia:
- standartizuoti dokumentų srautą pagal schemą ORDER → INVOICE
- sumažinti rankinį duomenų įvedimą
- sumažinti klaidas ir pagreitinti užsakymų apdorojimą
- padidinti visos tiekimo grandinės efektyvumą
Sprendimo pagrindas:
- konkurentai (pavyzdžiui, Walmart) EDI laiko privalomu standartu
- rankinis vieno dokumento apdorojimas ≈ 25 minutės, EDI — 2 minutės
Onboarding strategija
Mažmenininkas nusprendžia per 12 mėnesių prijungti maksimalų tiekėjų skaičių.
Pagrindiniai principai:
- vieningas dokumentų formatas
- vieningas mainų kanalas
- EDI privalomumas visiems naujiems tiekėjams
- prioritetinis stambių ir vidutinių tiekimo apimčių prijungimas
Tiekėjų segmentavimas
Tiekėjai skirstomi į 4 grupes:
Grupė
Charakteristika
Požiūris
A — stambūs
20–30 įmonių, didelė užsakymų apimtis
Privalomas prijungimas per pirmuosius 3 mėnesius
B — vidutiniai
40–50 įmonių
Prijungimas per 6 mėnesius
C — smulkūs
30–40 įmonių
Siūloma dirbti per WEB portalą
D — užsienio
10–15 įmonių
EDIFACT/XML palaikymas, atskiras srautas
Onboarding procesas
- Onboarding iniciatorius ir EDI operatorius atlieka bendrą rinkodaros kampaniją.
- Onboarding iniciatorius siunčia kiekvienam partneriui laišką apie perėjimą prie EDI.
- EDI operatorius susisiekia su kiekvienu partneriu ir atlieka techninį prijungimą bei testavimą.
Laukiamas efektas
Prijungus 80 % partnerių:
- Rankinis įvedimas sumažėja 70–90 %.
- Klaidų skaičius gaunamuose dokumentuose sumažėja 95 %.
- Sutaupoma dešimtys darbuotojų darbo valandų.
Naujienos
Docu-ORDER: kaip automatizuoti kasdienius pirkimus
Dešimtys tiekėjų, šimtai smulkių užsakymų ir rankinis duomenų perkėlimas į apskaitos sistemą — kavinių ar valgyklų tinklo kasdienybė. Docu-ORDER siūlo…
Klausimai, kurių mums užduodama
Dirbdami su mažmeninės prekybos tinklų tiekėjais Estijoje ir Baltijos šalyse, kiekvieną dieną girdime tuos pačius klausimus. Perėjimas prie naujo EDI…
Kaip pradėti bendradarbiauti su mažmeninės prekybos tinklais
Pagrindiniai pardavimų mažmeninėje prekyboje pradžios etapai — derybos, asortimento suderinimas ir prisijungimas prie elektroninių duomenų mainų (EDI) sistemos.
Susisiekti su mumis
Padėsime rasti sprendimą, kuris tiks būtent jums
