EDI logistika — elektroniniai dokumentų mainai tarp logistikos partnerių
Visi logistikos dokumentai skaitmeniniu formatu perduodami automatiškai. Sprendimas skirtas įmonėms, teikiančioms logistikos paslaugas (3PL), taip pat organizacijoms, kurios naudojasi trečiųjų šalių logistikos paslaugomis prekėms sandėliuoti ir transportuoti arba naudoja nuosavą transportą logistikos operacijoms atlikti.
Kam tai reikalinga
Didina efektyvumą
Dokumentų rengimo laikas sutrumpėja, nes prekių duomenys į sistemą įvedami vieną kartą. Po pirmojo įvedimo informacija automatiškai papildoma ir paverčiama įvairių tipų dokumentais, kurie vėliau perduodami tarp partnerių apskaitos sistemų be rankinio įsikišimo. Tai užtikrina didelį apdorojimo greitį, mažina klaidų riziką ir didina sąveikos skaidrumą.
Tikslumas ir saugumas
Procesų automatizavimas mažina su žmogiškuoju veiksniu susijusių klaidų tikimybę, o specializuotų transportavimo protokolų naudojimas užtikrina informacijos mainų tarp partnerių patikimumą ir konfidencialumą.
Gerina paslaugos kokybę
Paspartintas dokumentų perdavimas leidžia žymiai padidinti logistikos operacijų operatyvumą — nuo prekių priėmimo iki jų sandėliavimo, komplektavimo ir transportavimo. Tai tiesiogiai veikia bendros logistikos kokybės gerėjimą.
Kaip tai veikia
Yra dvi pagrindinės, klasikinės bendradarbiavimo su logistikos įmone schemos — Warehouse ir Cross-Docking formatais.
- Warehouse (WH) — tai partnerio prekių sandėliavimo logistikos sandėlyje procesas, skirtas vėlesniam jų komplektavimui ir transportavimui.
- Sprendimas apima du pagrindinius procesus: prekių pirkimą ir pardavimą.
- Partnerių tiekėjai pristato produkciją į sandėlį, kur ji laikoma saugojimui.
- Gavus pervežimo užklausą, surenkamas užsakymas ir organizuojamas pristatymas galutiniams gavėjams — pavyzdžiui, į mažmeninės prekybos parduotuves.
- Toks požiūris leidžia atsisakyti nuosavo sandėlio ir transporto, padidinti užsakymų apdorojimo efektyvumą ir užtikrinti savalaikį pristatymą.
- Cross-Docking (CD) — tai pristatymo būdas be prekių sandėliavimo.
- Sprendimas apima prekių pardavimo procesą.
- Partneris pristato produkciją į tranzitinį sandėlį, iš kur logistikos įmonė operatyviai paskirsto ją paskirties vietoms (pavyzdžiui, parduotuvėms).
- Taip pat logistikos įmonė gali pati paimti prekes iš partnerio sandėlio.
- Toks požiūris leidžia gamintojams atsisakyti nuosavo transporto, sumažinti pristatymo išlaidas ir yra ypač efektyvus prognozuojamiems tiekimams ir greitai apyvartai skirtoms prekėms.
Kaip veikia Warehouse sprendimas
1. Prekių pirkimas ir pristatymas į sandėlį
1.
Prekių tiekimas į logistikos sandėlį lydimas išankstinio pranešimo. Tai leidžia sandėliui iš anksto pasiruošti priėmimui, optimizuoti išdėstymą ir pagreitinti gaunamų prekių apdorojimą.
2.
Partnerska įmonė iš savo apskaitos sistemos siunčia logistikos operatoriui elektroninį dokumentą IFTMAN, kuriame pateikiama informacija apie nomenklatūrą, apimtį ir tiekimo terminus. Paprastai IFTMAN dokumentas formuojamas pagal pirkimo užsakymą pas tiekėją.
3.
Gavus prekes į sandėlį, logistikos įmonė siunčia partneriui pranešimą IFTMANRSP, patvirtinantį būtent šios siuntos priėmimą.
2. Prekių pardavimas ir išsiuntimas iš sandėlio
1.
Partneris (pardavėjas) inicijuoja pervežimo užklausą, siųsdamas logistikos įmonei pranešimą INSDES. Tam jis savo apskaitos sistemoje suformuoja užklausą pagal vieną iš šių dokumentų: sąskaitą, važtaraštį arba užsakymą.
2.
Pervežimo užklausa gavėjui gali būti siunčiama tiesiogiai kaip INSDES pranešimas arba iš pradžių suformuota kaip INSDES juodraštis. Tai leidžia įvesti papildomą informaciją — tokią kaip dėžių, padėklų skaičius ir pan. — prieš galutinai išsiunčiant pranešimą gavėjui.
3.
INSDES pranešimas gali būti adresuotas tiek logistikos įmonei, tiek vairuotojo naudojamai POD programėlei.
4.
Surinkus užsakymą sandėlyje, logistikos įmonė siunčia pardavėjui pranešimą INSDESRSP, informuodama jį apie tai, kurios prekės buvo paruoštos išsiuntimui.
Kaip veikia Cross-Docking sprendimas
1.
Partneris (jis pats ir pardavėjas) iš savo apskaitos sistemos siunčia logistikos įmonei pervežimo užklausą INSDES.
2.
INSDES gali būti siunčiama gavėjui tiesiogiai arba suformuota kaip juodraštis. Tai leidžia įvesti papildomą informaciją prieš galutinai išsiunčiant pranešimą gavėjui.
3.
Išsiuntus visas pervežimo užklausas, pardavėjas gali atspausdinti suvestinį visų užklausų važtaraštį ir etiketes kiekvienai dėžei ar padėklui.
4.
Kaip papildomą paslaugą logistikos įmonė gali už jus atspausdinti sąskaitas klientams ir išsiųsti jas kartu su prekėmis.
Funkcinės galimybės
- Viso logistikos ciklo automatizavimas — nuo pirkimo iki pardavimo.
- Prekių, kainų ir pristatymo vietų katalogų valdymas.
- Dokumentų saugojimas skaitmeniniame archyve tris mėnesius.
- Interneto portalas visam dokumentų srautui administruoti.
- Palaikymo tarnyba, įskaitant realiojo laiko interneto pokalbį.
- Išplėstinis stebėjimas, leidžiantis kontroliuoti dokumentų pristatymą, taip pat partnerių ir prekių kodus.
Kaip prisijungti
1.
Suderinti darbo procesą su logistikos partneriu.
2.
Sukonfigūruoti EDI prisijungimą apskaitos sistemoje (vadovaujantis savo ERP instrukcija).
3.
Jei reikia, atlikti pakeitimus apskaitos sistemoje (pvz., pridėti lauką taros kiekiui).
4.
Docura sukonfigūruos integraciją su logistikos partnerio sistema.
5.
Atlikti trišalį testavimą.
6.
Jei reikia, kreiptis į palaikymo tarnybą.
FAQ
Kas yra EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, elektroniniai duomenų mainai) — tai komercinių dokumentų mainai tarp organizacijų standartizuotais elektroniniais formatais. Kiekvienas pranešimas aprašo konkretų tiekimo etapą — nuo užsakymo iki baigiamųjų dokumentų. Partneriai patys nustato EDI pranešimų grandinės sudėtį, atsižvelgdami į savo verslo procesų ypatumus.
Kas yra GLN ir kaip jį gauti?
GLN (Global Location Number) — unikalus 13 ženklų juridinio asmens ar jo padalinio (sandėlio, parduotuvės, biuro) identifikatorius. EDI pranešimuose GLN vienareikšmiškai nustato sandorio šalis ir pristatymo vietas. Numerį išduoda nacionalinė GS1 organizacija (Estijoje — GS1 Estonia, Latvijoje — GS1 Latvija); GLN registracija ir aptarnavimas apmokami atskirai, tiesiogiai GS1.
Su kokiomis apskaitos sistemomis galima integracija?
Integracija galima su visomis šiuolaikinėmis apskaitos sistemomis. Paruoštos integracijos jau yra ERPLY, Merit, Directo, Navision (Business Central) ir dešimčiai kitų ERP, naudojamų Baltijos šalyse. Jei jūsų sistemos sąraše dar nėra — parašykite Docura palaikymo tarnybai, ir mes sukonfigūruosime integraciją.
Su kokiais mažmeninės prekybos tinklais galiu keistis dokumentais?
Docura yra prisijungusi prie visų Estijos mažmeninės prekybos tinklų ir pagrindinių Latvijos bei Lietuvos tinklų. Aktualus partnerių sąrašas: https://docura.net/partners/. Jei reikiamo partnerio sąraše nėra, kreipkitės į palaikymo tarnybą — mes organizuosime prisijungimą.
Kam tinka Docura interneto portalas?
Interneto portalas tinka įmonėms su nedideliu dokumentų srautu (iki ~20 užsakymų per mėnesį) arba toms, kurių apskaitos sistemos integruoti neįmanoma. Per portalą galima gauti ir siųsti visus elektroninius dokumentus be integracijos, o augant apimtims — bet kuriuo metu pereiti prie visiškos integracijos su jūsų apskaitos sistema.
Ar yra bandomasis laikotarpis?
Taip, nauji klientai turi bandomąjį laikotarpį, kad galėtų susipažinti su platforma prieš priimdami sprendimą. Registruotis galima savarankiškai, be skambučio vadybininkui: https://docuid.docura.net/sign-up.
Kiek laiko užima prisijungimas?
Jei jūsų partneris ir jūsų apskaitos sistema jau prijungti prie Docura, mainus galima paleisti per kelias dienas. Nauja integracija, turint visus reikiamus duomenis, užima apie dvi savaites, plius iki dviejų savaičių testavimui ir derinimui.
Ar galiu gauti pranešimus apie gautus užsakymus el. paštu?
Taip. Pranešimai konfigūruojami portale organizacijos nustatymų skiltyje. Taip pat galite tiesiog pranešti apie savo pageidavimą palaikymo tarnybai — mes viską sukonfigūruosime.
Kas yra klaidų pranešimai?
Tai automatiniai laiškai apie problemą perduodant konkretų dokumentą — dažniausiai dėl prekės kodo ar pristatymo vietos nebuvimo. Laiške pateikiama instrukcija dėl būtinų veiksmų. Visas klaidas papildomai nagrinėja palaikymo tarnyba ir, jei reikia, susisiekia su jumis per klaidų kontaktinį adresą. Patikrinkite, ar šis adresas nurodytas organizacijos nustatymuose asmeninėje paskyroje.
Kaip kreiptis į palaikymo tarnybą?
Realiojo laiko palaikymo pokalbis portale (apačioje dešinėje), el. paštas: support@docura.net, telefonas: +372 5640 620. Palaikymas dirba darbo dienomis, dokumentų srauto stebėjimas — visą parą.
Kokiose šalyse veikia Docura?
Pagrindinis regionas — Estija, Latvija ir Lietuva; taip pat įgyvendinti prisijungimai su partneriais Suomijoje ir JAV. Platforma palaiko tarptautinius dokumentų mainus: jei jūsų partneris yra kitoje šalyje, susisiekite su mumis.
Kokius pagrindinius EDI pranešimų tipus naudoja prekybos partneriai?
Standartinę grandinę sudaro keturi pranešimai. ORDER — užsakymas: formuojamas prekybos tinklo apskaitos sistemoje ir automatiškai iškeliamas į tiekėjo sistemą. DESADV — išsiuntimo pranešimas, elektroninis prekių lydimųjų dokumentų atitikmuo. RECADV — priėmimo pranešimas: faktiškai priimtų prekių sąrašas ir nepriėmimo priežastys, leidžiančios išrašyti teisingą sąskaitą. INVOICE — sąskaita: formuojama tiekėjo sistemoje ir automatiškai įkeliama į prekybos tinklo sistemą.
Kas yra 2DOC ir 4DOC?
2DOC — supaprastinta dviejų dokumentų grandinė: ORDER ir INVOICE. 4DOC — pilna keturių pranešimų grandinė: ORDER, DESADV, RECADV ir INVOICE.
Kaip mažmenininkui prijungti visus tiekėjus prie EDI?
Docura turi sprendimus visų tipų tiekėjams — nuo stambių gamintojų iki mažų vietinių įmonių, o tai leidžia visiškai automatizuoti dokumentų mainus su visais partneriais. Masinio prijungimo procesas vadinamas onboarding. Daugiau informacijos: https://docura.net/edi-onboarding/.
Kaip apskaičiuoti naudą įdiegus EDI-Purchase?
Palyginkite rodiklius prieš diegimą ir po jo: vieno dokumento apdorojimo laiką, užsakymų vykdymo tikslumą (klaidų ir korekcijų skaičių) ir bendrą pirkimo proceso efektyvumą.
Aš pateikiu užsakymus tiekėjo interneto parduotuvėje. Ką man duos EDI?
EDI pašalina rankinį užsakymų įvedimą tiekėjo svetainėje. Jūs formuojate užsakymą tiesiai savo apskaitos sistemoje, o užsakymo patvirtinimas ir suderinimas automatiškai grąžinami ten pat. Nebereikia persijungti tarp programėlių ir rankiniu būdu perkelti duomenų — tai taupo laiką ir pašalina įvedimo klaidas.
Aš esu tiekėjas. Ar galiu naudoti Docu-Order užsakymų portalą pirkėjų užsakymams apdoroti?
Taip, žinoma. Vietoj laiškų ir skambučių visi užsakymai bus automatiškai gaunami į jūsų sistemą. Konfigūravimui reikia jūsų prekių katalogo ir kainų katalogo (gali būti vienas failas); kiekvienam klientui ar klientų grupei galima nustatyti individualias kainas.
Nuo ko pradėti diegiant EDI logistiką?
Nustatykite pagrindinius procesus, kuriuos norite automatizuoti: paprastai tai priėmimas į sandėlį, išsiuntimas iš sandėlio ir cross-docking. Tada patikrinkite logistikos partnerių pasirengimą ir susisiekite su mūsų technine komanda dėl pirminio integracijos konfigūravimo.
Sąskaitos jau perduodamos per kitą EDI operatorių, o man reikia logistikos. Ką daryti?
Galima išlaikyti dabartinį operatorių finansiniams dokumentams, o logistikos procesus vesti per atskirą EDI kanalą — platforma palaiko lankstų darbą su keliais tiekėjais. Tačiau visų mainų perkėlimas į Docura paprastai yra pigesnis ir paprastesnis palaikymo požiūriu: galime perduoti jūsų klientų užsakymus tiesiogiai logistikos partneriui.
Ar reikia keisti apskaitos sistemą?
Ne. Sprendimas suderinamas su dauguma šiuolaikinių ERP ir apskaitos sistemų: integracija atliekama per standartines sąsajas, nekeičiant jūsų dabartinės sistemos.
Su kokiomis transporto ir logistikos įmonėmis sprendimas jau įgyvendintas?
Sprendimas sėkmingai įdiegtas bendradarbiaujant su keletu stambių logistikos operatorių. Aktualus partnerių sąrašas: https://docura.net/partners-logistics/.
Kaip sujungti EDI logistiką ir Paperless Logistics?
Sprendimai vienas kitą papildo: EDI logistika atsakinga už elektroninių dokumentų, lydinčių logistikos procesą, mainus, o Paperless Logistics — už lydimųjų dokumentų skaitmeninį apdorojimą. Kartu jie leidžia sukurti visiškai bepopierį logistikos procesą.
Kuo skiriasi e-sąskaita nuo EDI sąskaitos?"
E-sąskaita — tai elektroninė sąskaita, perduodama vienos šalies viduje pagal nacionalinius reikalavimus (pavyzdžiui, Estijoje — E‑arve, Latvijoje — E‑rēķini).
PEPPOL e-sąskaita — tarptautinis e-sąskaitos formatas, naudojamas dokumentų mainams tarp užsienio partnerių.
EDI sąskaita paprastai suprantama kaip sandėlio dokumentas, naudojamas logistikoje ir prekių apyvartoje. Tačiau tai paplitęs klaidingas supratimas: patyręs EDI operatorius gali sukonfigūruoti e-sąskaitą sandėlio procesams, o EDI sąskaitą — finansinei apskaitai.
Naujienos
Docu-ORDER: kaip automatizuoti kasdienius pirkimus
Dešimtys tiekėjų, šimtai smulkių užsakymų ir rankinis duomenų perkėlimas į apskaitos sistemą — kavinių ar valgyklų tinklo kasdienybė. Docu-ORDER siūlo…
Klausimai, kurių mums užduodama
Dirbdami su mažmeninės prekybos tinklų tiekėjais Estijoje ir Baltijos šalyse, kiekvieną dieną girdime tuos pačius klausimus. Perėjimas prie naujo EDI…
Kaip pradėti bendradarbiauti su mažmeninės prekybos tinklais
Pagrindiniai pardavimų mažmeninėje prekyboje pradžios etapai — derybos, asortimento suderinimas ir prisijungimas prie elektroninių duomenų mainų (EDI) sistemos.
Susisiekti su mumis
Padėsime rasti sprendimą, kuris tiks būtent jums
