E-Invoice – automatinis elektroninių sąskaitų faktūrų siuntimas ir gavimas
Электронный счёт — это структурированный цифровой документ, который автоматически обрабатывается бухгалтерскими системами партнёров без ручного ввода.
Elektroninė sąskaita faktūra – tai struktūrizuotas skaitmeninis dokumentas, kurį partnerių apskaitos sistemos apdoroja automatiškai, be rankinio duomenų įvedimo.
Kam to reikia
SĄSKAITŲ SIUNTIMAS
Sprendimas leidžia keistis e. sąskaitomis su visais vietiniais ir tarptautiniais partneriais.
Vienas prisijungimas prie Docura užtikrina visų jūsų partnerių reikalavimų dėl gaunamų sąskaitų įvykdymą.
Stebėsena realiuoju laiku garantuoja, kad klientas gaus sąskaitą ir ją tinkamai apdoros.
Jūsų sąskaitos apmokamos greičiau, nes jos pristatomos partneriui akimirksniu ir nereikalauja rankinio duomenų įvedimo.
SĄSKAITŲ GAVIMAS
Vienas prisijungimas prie Docura leidžia gauti elektronines sąskaitas iš visų jūsų partnerių – tiek vietinių, tiek užsienio.
Gaunamos e. sąskaitos automatiškai patenka tiesiai į jūsų apskaitos sistemą.
Kiekviena gaunama sąskaita jau yra suskaitmeninta ir struktūrizuota, todėl dokumentus galima apdoroti gerokai greičiau ir be rankinio duomenų įvedimo.
Elektroninių sąskaitų perdavimo kanalai
Yra keli e. sąskaitų perdavimo būdai – jie skiriasi automatizavimo lygiu, taikomais standartais ir tuo, kiek gerai tinka darbui su partneriais skirtingose šalyse.
Žemiau paaiškinti keturi pagrindiniai variantai.
Jums pakanka vieną kartą prisijungti prie Docura, kad galėtumėte siųsti ir gauti elektronines sąskaitas nesirūpindami, kokiu būdu jos perduodamos.
1. National E-Invoicing System (valstybinė e. sąskaitų sistema)
Elektroninių sąskaitų perdavimas vienos valstybės viduje pagal nacionalinius teisės aktus, pavyzdžiui, Estijoje – sistema E-arve, Latvijoje – E-rēķini.
Aprašymas
Kada naudojama
– Naudojama sąskaitoms keistis tarp įmonių ir valstybės įstaigų.
– Formatus ir reikalavimus nustato valstybė.
– Perdavimas paprastai vykdomas per operatorius arba valstybinį e. sąskaitų portalą.
– Išrašant sąskaitas valstybės įstaigoms.
– Rekomenduojama B2B mainams šalies viduje.
2. PEPPOL E-Invoicing System (tarptautinė e. sąskaitų sistema)
Elektroninių sąskaitų perdavimas per pasaulinį Peppol tinklą standartizuotu Peppol BIS 3.0 formatu.
Aprašymas
Kada naudojama
– Kiekvienas dalyvis turi būti prijungtas prie Peppol tinklo per operatorių (Access Point).
– Docura prijungta prie Peppol tinklo ir gali prijungti tiek sąskaitų siuntėją, tiek gavėją.
– Formatas griežtai standartizuotas, todėl užtikrinamas suderinamumas tarp šalių ir sistemų.
– Kai reikalingas tarptautinis suderinamumas ir aukštas saugumas.
– Minimalūs techniniai nustatymai tarp partnerių.
3. EDI (Electronic Data Interchange)
Elektroninių dokumentų perdavimas tarp partnerių apskaitos sistemų suderintu formatu.
Aprašymas
Kada naudojama
– Naudojama didelių įmonių ir tinklų, kuriems reikia keistis ne tik sąskaitomis, bet ir užsakymais, važtaraščiais, katalogais.
– Formatas gali būti bet koks: XML, EDIFACT, CSV, nuosavos struktūros.
– Reikalauja išankstinio formatų ir susiejimo (angl. mapping) tarp sistemų suderinimo.
– Ilgalaikiai partnerystės santykiai.
– Didelis sandorių skaičius.
– Formatų pritaikymo poreikis.
4. Email (perdavimas el. paštu)
Sąskaitos perdavimas el. paštu priedo forma: PDF, Excel, XML arba kitu partnerių suderintu formatu.
Aprašymas
Kada naudojama
– Paprasčiausias ir mažiausiai automatizuotas būdas.
– Teisine prasme nėra e. sąskaita.
– Reikalauja rankinio apdorojimo arba importo.
– Mažos įmonės.
– Vienkartinės partnerystės.
– Integracijos ar operatorių nebuvimas.
Kaip tai veikia
1.
Pardavėjas savo apskaitos sistemoje suformuoja prekių ar paslaugų pardavimo sąskaitą.
2.
Sąskaita automatiškai perduodama Docura operatoriui.
3.
Docura konvertuoja sąskaitą į gavėjui reikalingą formatą (pavyzdžiui, PEPPOL), patikrina jos atitiktį ir išsiunčia per atitinkamą kanalą.
4.
Partneris gauna sąskaitą į savo apskaitos sistemą.
Kaip prisijungti
Prisijungę prie Docura, galite siųsti ir gauti bet kokias elektronines sąskaitas.
Mes perimame visą techninę dalį, kad galėtumėte susitelkti į savo verslą.
Kaip išsiųsti elektroninę sąskaitą
Užregistruokite organizaciją paslaugoje app.docura.net.
Praneškite savo partneriui apie norą siųsti jam sąskaitas elektronine forma.
Priklausomai nuo jūsų partnerio techninių galimybių, Docura aktyvuoja reikiamą kanalą.
Išrašykite sąskaitas savo programoje, o partneris gaus sąskaitą jam tinkamu formatu.
Kaip gauti elektroninę sąskaitą
Užregistruokite organizaciją paslaugoje app.docura.net.
Praneškite savo partneriui apie norą gauti sąskaitas elektronine forma.
Docura sužinos, kokias technines galimybes siųsti sąskaitas turi jūsų partneris, ir, atsižvelgdama į tai, sukonfigūruos reikiamą kanalą.
Gaukite elektronines sąskaitas iš savo partnerių tiesiai į savo apskaitos programą.
Prisijungimo instrukcijos
ESTONIA
Prisijungti prie E-arve sistemos
FINLAND
Prisijungti prie Finvoice sistemos
LATVIA
Prisijungti prie E‑rēķini sistemos
ROMANIA
Prisijungti prie RO e‑Factura sistemos
PEPPOL
Prisijungti prie Peppol sistemos
FAQ
Kas yra EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, elektroninių duomenų mainai) – tai komercinių dokumentų mainai tarp organizacijų standartizuotais elektroniniais formatais. Kiekvienas pranešimas apibūdina konkretų tiekimo etapą – nuo užsakymo iki baigiamųjų dokumentų. Partneriai patys nustato EDI pranešimų grandinės sudėtį, atsižvelgdami į savo verslo procesų ypatumus.
Kuo e. sąskaita skiriasi nuo EDI sąskaitos?
E. sąskaita – tai elektroninė sąskaita, perduodama vienos šalies viduje pagal nacionalinius reikalavimus (pavyzdžiui, Estijoje – E‑arve, Latvijoje – E‑rēķini).
PEPPOL e. sąskaita – tarptautinis e. sąskaitos formatas, naudojamas dokumentams keistis tarp užsienio partnerių.
EDI sąskaita paprastai suprantama kaip sandėlio dokumentas, naudojamas logistikoje ir prekių apyvartoje. Tačiau tai paplitusi klaidinga nuomonė: patyręs EDI operatorius gali sukonfigūruoti e. sąskaitą sandėlio procesams, o EDI sąskaitą – finansinei apskaitai.
Kas yra GLN ir kaip jį gauti?
GLN (Global Location Number) – unikalus 13 skaitmenų juridinio asmens arba jo padalinio (sandėlio, parduotuvės, biuro) identifikatorius. EDI pranešimuose GLN vienareikšmiškai nustato sandorio šalis ir pristatymo vietas. Numerį išduoda nacionalinė organizacija GS1 (Estijoje – GS1 Estonia, Latvijoje – GS1 Latvija); GLN registracija ir aptarnavimas apmokami atskirai, tiesiogiai GS1.
Su kokiomis apskaitos sistemomis galima integracija?
Integracija galima su visomis šiuolaikinėmis apskaitos sistemomis. Paruoštų integracijų jau yra su ERPLY, Merit, Directo, Navision (Business Central) ir dešimtimis kitų ERP. Jei jūsų sistemos sąraše dar nėra – parašykite Docura palaikymo komandai, ir mes sukonfigūruosime integraciją.
Su kuriomis mažmeninės prekybos tinklais galiu keistis dokumentais?
Docura prijungta prie visų Estijos mažmeninės prekybos tinklų ir prie pagrindinių Latvijos bei Lietuvos tinklų. Aktualus partnerių sąrašas: https://docura.net/partners/. Jei reikiamo partnerio sąraše nėra, kreipkitės į palaikymo tarnybą – mes organizuosime prijungimą.
Kam tinka Docura žiniatinklio portalas?
Žiniatinklio portalas tinka įmonėms, turinčioms nedidelį dokumentų apyvartą (iki ~20 užsakymų per mėnesį), arba toms, kurių apskaitos sistemos integruoti neįmanoma. Per portalą galima gauti ir siųsti visus elektroninius dokumentus be integracijos, o augant apimtims – bet kuriuo metu pereiti prie pilnos integracijos su jūsų apskaitos sistema.
Ar yra bandomasis laikotarpis?
Taip, nauji klientai turi bandomąjį laikotarpį, kad galėtų susipažinti su platforma prieš priimdami sprendimą. Užsiregistruoti galima savarankiškai, neskambinant vadybininkui: https://docuid.docura.net/sign-up.
Kiek laiko užtrunka prisijungimas?
Jei jūsų partneris ir jūsų apskaitos sistema jau prijungti prie Docura, mainus galima paleisti per kelias dienas. Nauja integracija, esant visiems reikiamiems duomenims, užtrunka apie dvi savaites, plius iki dviejų savaičių testavimui ir derinimui.
Ar galiu gauti pranešimus apie gautus užsakymus el. paštu?
Taip. Pranešimai konfigūruojami portale, organizacijos nustatymų skiltyje. Taip pat galite tiesiog pranešti apie savo pageidavimą palaikymo tarnybai – mes viską sukonfigūruosime.
Kas yra pranešimai apie klaidas?
Tai automatiniai laiškai apie problemą perduodant konkretų dokumentą – dažniausiai dėl trūkstamo prekės kodo ar pristatymo vietos. Laiške pateikiama instrukcija, kokių veiksmų reikia imtis. Visas klaidas papildomai nagrinėja palaikymo tarnyba ir, jei reikia, susisiekia su jumis klaidų kontaktiniu adresu. Patikrinkite, ar šis adresas nurodytas organizacijos nustatymuose asmeninėje paskyroje.
Kaip kreiptis į palaikymo tarnybą?
Realaus laiko palaikymo pokalbių langas portale (apatiniame dešiniajame kampe), el. paštas: support@docura.net, telefonas: +372 5640 620. Palaikymo tarnyba dirba darbo dienomis, dokumentų apyvartos stebėsena vykdoma visą parą.
Kuriose šalyse veikia Docura?
Pagrindinis regionas – Estija, Latvija ir Lietuva; taip pat įgyvendinti prisijungimai su partneriais Suomijoje ir JAV. Platforma palaiko tarptautinius dokumentų mainus: jei jūsų partneris yra kitoje šalyje, susisiekite su mumis.
Kokius pagrindinius EDI pranešimų tipus naudoja prekybos partneriai?
Standartinę grandinę sudaro keturi pranešimai. ORDER – užsakymas: sudaromas prekybos tinklo apskaitos sistemoje ir automatiškai perkeliamas į tiekėjo sistemą. DESADV – pranešimas apie išsiuntimą, elektroninis prekių lydimųjų dokumentų atitikmuo. RECADV – pranešimas apie priėmimą: faktiškai priimtų prekių sąrašas ir nepriėmimo priežastys, leidžiančios išrašyti teisingą sąskaitą. INVOICE – sąskaita: sudaroma tiekėjo sistemoje ir automatiškai įkeliama į prekybos tinklo sistemą.
Kas yra 2DOC ir 4DOC?
2DOC – supaprastinta dviejų dokumentų grandinė: ORDER ir INVOICE. 4DOC – pilna keturių pranešimų grandinė: ORDER, DESADV, RECADV ir INVOICE.
Kaip mažmenininkas gali prijungti visus tiekėjus prie EDI?
Docura turi sprendimų visų tipų tiekėjams – nuo didelių gamintojų iki mažų vietinių įmonių, todėl galima visiškai automatizuoti dokumentų mainus su visais partneriais. Masinio prijungimo procesas vadinamas įtraukimu (angl. onboarding). Daugiau informacijos: https://docura.net/edi-onboarding/.
Kaip apskaičiuoti EDI-Purchase diegimo naudą?
Palyginkite rodiklius prieš diegimą ir po jo: vieno dokumento apdorojimo laiką, užsakymų vykdymo tikslumą (klaidų ir pataisymų skaičių) ir bendrą pirkimų proceso efektyvumą.
Aš pateikiu užsakymus tiekėjo internetinėje parduotuvėje. Ką man duos EDI?
EDI leidžia nebevesti užsakymų rankiniu būdu tiekėjo svetainėje. Užsakymą sudarote tiesiai savo apskaitos sistemoje, o užsakymo patvirtinimas ir suderinimas automatiškai grįžta į ją pačią. Nebereikia perjungti tarp programų ir perkelti duomenų rankiniu būdu – tai taupo laiką ir pašalina įvedimo klaidas.
Kada galėsiu pradėti naudotis sprendimu?
Prisijungimo terminas priklauso nuo jūsų partnerio tiekėjo duomenų parengtumo. Esant visiems duomenims, integracija užtrunka apie dvi savaites, plius iki dviejų savaičių testavimui ir derinimui.
Aš tiekėjas. Ar galiu naudoti užsakymų portalą Docu-Order pirkėjų užsakymams apdoroti?
Taip, žinoma. Vietoje laiškų ir skambučių visi užsakymai automatiškai pateks į jūsų sistemą. Nustatymui reikės jūsų prekių katalogo ir kainų katalogo (galima vienu failu); kiekvienam klientui ar klientų grupei galima nustatyti individualias kainas.
Nuo ko pradėti EDI-Logistics diegimą?
Nustatykite pagrindinius procesus, kuriuos norite automatizuoti: paprastai tai prekių priėmimas į sandėlį, išsiuntimas iš sandėlio ir cross-docking. Tada patikrinkite logistikos partnerių pasirengimą ir susisiekite su mūsų technine komanda dėl pirminio integracijos nustatymo.
Sąskaitos jau perduodamos per kitą EDI operatorių, o man reikalinga logistika. Ką daryti?
Galima palikti dabartinį operatorių finansiniams dokumentams, o logistikos procesus vykdyti per atskirą EDI kanalą – platforma palaiko lanksčią darbą su keliais tiekėjais. Tačiau visų mainų perkėlimas į Docura paprastai yra pigesnis ir paprastesnis prižiūrėti: galime perduoti jūsų klientų užsakymus tiesiogiai logistikos partneriui.
Ar reikia keisti apskaitos sistemą?
Ne. Sprendimas suderinamas su dauguma šiuolaikinių ERP ir apskaitos sistemų: integracija vykdoma per standartines sąsajas, nekeičiant jūsų dabartinės sistemos.
Su kuriomis transporto ir logistikos įmonėmis sprendimas jau įgyvendintas?
Sprendimas sėkmingai įdiegtas bendradarbiaujant su keliais stambiais logistikos operatoriais. Aktualus partnerių sąrašas: https://docura.net/partners-logistics/.
Kaip sujungti EDI-Logistics ir Paperless Logistics?
Sprendimai papildo vienas kitą: EDI-Logistics atsakingas už elektroninių dokumentų, lydinčių logistikos procesą, mainus, o Paperless Logistics – už lydimųjų dokumentų skaitmeninį apdorojimą. Kartu jie leidžia sukurti visiškai be popieriaus vykstantį logistikos procesą.
Naujienos
Docu-ORDER: kaip automatizuoti kasdienius pirkimus
Dešimtys tiekėjų, šimtai smulkių užsakymų ir rankinis duomenų perkėlimas į apskaitos sistemą — kavinių ar valgyklų tinklo kasdienybė. Docu-ORDER siūlo…
Klausimai, kurių mums užduodama
Dirbdami su mažmeninės prekybos tinklų tiekėjais Estijoje ir Baltijos šalyse, kiekvieną dieną girdime tuos pačius klausimus. Perėjimas prie naujo EDI…
Kaip pradėti bendradarbiauti su mažmeninės prekybos tinklais
Pagrindiniai pardavimų mažmeninėje prekyboje pradžios etapai — derybos, asortimento suderinimas ir prisijungimas prie elektroninių duomenų mainų (EDI) sistemos.
Susisiekti su mumis
Mes padėsime rasti geriausią sprendimą,
kuris jums labiausiai tinka
