Docu-ORDER: kaip automatizuoti kasdienius pirkimus
Docu-ORDER — bendra skaitmeninė aplinka užsakymų ir sąskaitų tvarkymui tarp pirkėjų ir tiekėjų.
Kavinių, restoranų ar valgyklų tinklas kasdien bendradarbiauja su dešimtimis tiekėjų ir įformina daug nedidelių užsakymų. Tokiomis sąlygomis įprasti pirkimo būdai — telefono skambučiai ir el. paštas — pamažu tampa nereikalingo rankinio darbo šaltiniu.
Užsakymus tenka formuoti ir siųsti skirtingais būdais, informaciją — perkelti rankiniu būdu, o iš tiekėjų gautas sąskaitas — apdoroti ir įvesti į apskaitos sistemą. Kuo daugiau prekybos vietų, valgyklų, kavinių ar kitų padalinių dalyvauja procese, tuo sunkiau jį kontroliuoti.
Būtent šią užduotį sprendžia Docu-ORDER — aplinka užsakymams tiekėjams ir sąskaitoms gauti, sukurta platformos docura.net pagrindu.
Pavyzdys: „Fristar SIA“ kasdieniai pirkimai
Fristar SIA — maitinimo įmonių tinklas Latvijos teritorijoje. Siekiant užtikrinti kasdienį darbą, kiekvienas maitinimo punktas reguliariai užsako produktus iš skirtingų tiekėjų.
Kai tiekėjų daug, kasdieniai pirkimai sukuria didelį operacijų kiekį: reikia pasirinkti prekes, suformuoti ir išsiųsti užsakymą, gauti pristatymą, sutikrinti jį su dokumentais, apdoroti sąskaitą ir perduoti duomenis į ERP sistemą.
Docu-ORDER leidžia sujungti šias operacijas į vieną skaitmeninį procesą. Užuot dalį užsakymų teikus telefonu, dalį — el. paštu, o vėliau atskirai apdorojus gaunamus dokumentus, darbuotojai dirba per vieną portalą.
Vienas kanalas darbui su tiekėjais
Pagrindinė Docu-ORDER idėja paprasta: visi pirkimo užsakymai įforminami per bendrą kanalą portale docura.net. Tiekėjai pateikia savo asortimentą ir kainas, po to prekės tampa prieinamos pirkėjui elektroniniame kataloge. Kiekviena valgykla pasirenka reikiamas pozicijas ir tiesiogiai portale suformuoja užsakymą.
Reguliariai pasikartojantiems pirkimams galima išsaugoti tipinius užsakymus. Darbuotojui nereikia kiekvieną kartą kurti užsakymo iš naujo: pakanka pagrindu paimti ankstesnį užsakymą arba iš anksto paruoštą šabloną ir įvesti reikiamus pakeitimus. Tai ypač patogu maitinimo įmonėms, kuriose didelė dalis asortimento perkama reguliariai.
Ne tik užsakymas, bet ir sąskaita
Sukomplektavęs užsakymą, tiekėjas pristato prekę ir pateikia pirkėjui elektroninę sąskaitą. Pirkėjas priima pristatymą ir patikrina, ar faktiškai gauta prekė atitinka užsakymą ir lydinčius dokumentus.
Jei prekės kiekis ir kokybė atitinka užsakymą, sąskaita patvirtinama ir perduodama į pirkėjo ERP sistemą be pakartotinio rankinio duomenų įvedimo. Jei priėmimo metu nustatomas neatitikimas, pirkėjas suformuoja reklamaciją tiekėjui. Suderinus pakeitimus, tiekėjas pateikia naują pataisytą sąskaitą.
Taip užsakymas, pristatymas ir sąskaita tampa vieno nuoseklaus proceso dalimis. Tai ypač patogu maitinimo įmonėms, kuriose didelė dalis asortimento perkama reguliariai.
Papildomos DI galimybės
Docu-ORDER taip pat gali būti papildytas DI pagrįstais įrankiais. Formuojant užsakymą, sistema gali atlikti tos pačios grupės prekių — pavyzdžiui, vištienos krūtinėlės, gruzdintų bulvyčių ir kitų pozicijų — kainų palyginamąją analizę.
DI padeda nustatyti naudingiausią pasiūlymą ir rekomenduoja jį pirkti, pažymėdamas atitinkamą poziciją specialia žymele. Tai suteikia pirkimų vadovui papildomos informacijos tiesiogiai formuojant užsakymą ir padeda palyginti turimus pasiūlymus vieno proceso ribose.
Taip portalas gali atlikti ne tik operatyvinę užsakymo įforminimo funkciją, bet ir padėti analizuoti pirkimų duomenis.
Docu-ORDER kaip bendras kanalas darbui su pirkėjais
Docu-ORDER užsakymų portalo diegimo iniciatorius gali būti ir tiekėjas. Tiekėjo ar gamintojo pusėje portalas ypač aktualus tuomet, kai įmonė gauna daug nedidelių užsakymų iš daugybės klientų ir nori juos perkelti į bendrą standartizuotą kanalą.
Toks sprendimas įgyvendintas, pavyzdžiui, Valio Eesti AS atveju: mokyklų valgyklos gali teikti kasdienius užsakymus per portalą vietoj užsakymų siuntimo el. paštu ar jų įforminimo telefonu.
EDI operatorius Docura
Docura OÜ užtikrina techninį sprendimą, kasdienę pagalbą, taip pat masinio partnerių prijungimo paslaugą. Jei kyla klausimų, susisiekite su mumis adresu support@docura.net.
