EDI-Onboarding – partnerite massiline ühendamine
Partnerite massiline ühendamine on iga EDI-projekti kõige olulisem osa. Et kõik teie partnerid saaksid teiega EDI kaudu suhelda, on oluline usaldada see protsess spetsialistidele.
Meie spetsialistid viivad tehnilise töö läbi kiiresti, täpselt ja põhjalikult, tagades iga partneri korrektse ühendamise. Alles siis annab EDI kasutamine teile maksimaalset kasu ja võimaldab täielikult ära kasutada elektroonilise dokumendivahetuse potentsiaali.
1. Milleks on see vajalik
Onboarding on partnerite massiline liitumine elektroonilise dokumendivahetusega, mõeldud igas valdkonnas tegutsevatele era- ja avaliku sektori ettevõtetele.
Partnerite liitumine on iga EDI-projekti kõige olulisem osa, sest suurimat kasu saate siis, kui võimalikult paljud partnerid töötavad teiega digitaalses vormingus. Tulemuseks on vähem käsitsitööd, vähem vigu ja kiiremad protsessid.
See teenus on teile vajalik, kui olete jaemüüja ja soovite liita kõik oma tarnijad EDI-ga, kui olete tootja või hulgimüüja ja peate liitma oma kliendid või kui olete transpordi- ja logistikaettevõte, kes teeb koostööd suure hulga tellijatega. Samuti võite liita teenusepakkujad, et saada kõik sissetulevad arved e-arvetena.
2. Kuidas see toimib
Partnerite liitumisprotsess koosneb kahest osast:
1. Administratiivne osa (mitte tehniline)
Partnerite liitumisel on kõige olulisem professionaalne suhtlus ja kokkulepped partneritega dokumentide elektroonilises vormis vahetamiseks. Docura tagab suhtluse, liitumisprojekti ettevalmistuse ja juhtimise.
Onboardimise algatajalt oodatakse projekti administratiivset tuge — see tähendab partnerite motiveerimist teha vajalikke muudatusi oma sisemistes protsessides EDI teenusele üleminekuks.
2. Tehniline liitumine
Tehniline liitumine hõlmab dokumentide edastuskanali seadistamist, formaate, katalooge ja dokumentide edastuse testimist. Teie partneritele edastatakse juhend EDI erinevate liitumisvõimaluste kohta, sõltuvalt nende raamatupidamissüsteemi tehnilistest võimalustest.
Kontrollnimekiri: ühendamise etapid
1. Ühendamise algataja tegevused
- Määrab vastutaja ja kinnitab juhtkonna toetuse.
- Koostab ühendatavate partnerite nimekirja.
- Prioritiseerib partnerid dokumendikäibe mahu järgi.
- Saadab partneritele kirja EDI teenusele üleminekust ja üldise tehnilise ühendamise juhendi. Kiri on partnerite ühendamisel oluline tööriist. Selle saadab partneritele alati ühendamise algataja.
2. Mida teeb Docura
- Suhtleb iga partneriga ja selgitab välja tehnilise valmisoleku.
- Ühendab partnerid tehniliselt: kanalid, formaadid, testid.
- Tagab dokumendivahetuse korrektse käivitumise.
- Jätkab tööd ülejäänud partneritega.
Ühendamiseks vajalikud dokumendid
5. Onboardingu näide
Te olete jaemüüja, kellel on 20 ehitusmaterjalide kauplusest koosnev kauplustekett ja üle saja kohaliku ning välismaise tarnija. Töötate järgmise skeemi alusel: saadate tarnijale tellimuse, tema aga saadab teile arve. Tellimuste arv, mida saadate tarnijatele, on umbes 5000 tükki kuus ja sama palju on ka sissetulevaid arveid.
Praegu kasutab osa tarnijatest EDI teenust, osa vahetab dokumente e-posti teel ning mõned võtavad tellimuse vastu telefoni teel, kuid annavad teile arve paberkujul koos kaubaga. Seetõttu kulutavad teie töötajad kümneid tunde tööaega tellimuste vormistamisele, sissetulevate arvete kontrollimisele ja käsitsi sisestamisele, samuti käsitsi sisestamise vigade parandamisele ja dokumentide arhiveerimisele.
Projekti eesmärk
Jaemüüja eesmärgid:
- standardiseerida dokumendivahetus skeemi ORDER → INVOICE järgi
- vähendada andmete käsitsi sisestamist
- vähendada vigu ja kiirendada tellimuste töötlemist
- suurendada kogu tarneahela efektiivsust
Otsuse alus:
- konkurentidel (näiteks Walmart) on EDI kohustuslik standard
- ühe dokumendi käsitsi töötlemine ≈ 25 minutit, EDI puhul 2 minutit
Ühendamise strateegia
Jaemüüja otsustab ühendada võimalikult palju tarnijaid 12 kuu jooksul.
Peamised põhimõtted:
- ühtne dokumendiformaat
- ühtne vahetuskanal
- EDI kohustuslikkus kõigile uutele tarnijatele
- suure ja keskmise tarnemahuga tarnijate esmajärjekorras ühendamine
Tarnijate segmenteerimine
Tarnijad jagunevad 4 gruppi:
| Grupp |
|---|
Iseloomustus
Lähenemine
A — suured
20–30 ettevõtet, suur tellimuste maht
Kohustuslik ühendamine esimese 3 kuu jooksul
B — keskmised
40–50 ettevõtet
Ühendamine 6 kuu jooksul
C — väikesed
30–40 ettevõtet
Soovitatakse töötada WEB portaali kaudu
D — välismaised
10–15 ettevõtet
EDIFACT/XML tugi, eraldi voog
Ühendamise protsess
- Ühendamise algataja ja EDI-operaator korraldavad ühise turunduskampaania.
- Ühendamise algataja saadab igale partnerile kirja EDI teenusele üleminekust.
- EDI-operaator võtab ühendust iga partneriga ning teostab tehnilise ühendamise ja testimise.
Oodatav tulemus
80% partnerite ühendamise tulemusel:
- Käsitsi sisestamine väheneb 70–90%.
- Sissetulevate dokumentide vigade arv väheneb 95%.
- Säästetakse kümneid tunde töötajate tööaega.
Uudised
Docu-ORDER: kuidas automatiseerida igapäevaseid oste
Kümned tarnijad, sajad väikesed ostutellimused ja andmete käsitsi sisestamine – selline näeb välja kohviku- või sööklaketi tavaline tööpäev. Docu-ORDER pakub…
Prisma kaupluste üleminek Coopile
Alates 2026. aasta septembrist viiakse läbi kõigi Prisma kaupluste järk-järguline üleminek Coop kaubamärgi alla. Allpool on esitatud peamine teave tarnijatele.
Mida kliendid meilt küsivad
Koostöös Eesti ja Balti riikide jaemüügikettide tarnijatega kuuleme iga päev samu küsimusi. Üleminek uuele EDI-operaatoorile tundub neile keeruline, riskantne ja…
Kuidas alustada koostööd jaekettidega
Jaemüügis müügi alustamise peamised etapid on läbirääkimised, sortimendi kokkuleppimine ja elektroonilise andmevahetuse (EDI) süsteemiga ühenduse loomine.
Võtke ühendust
Aitame leida teenuseid, mis vastavad just Sinu vajadustele.
