E-Invoice — elektroonsete arvete automaatne saatmine ja vastuvõtmine
Elektrooniline arve on masinloetav dokument, mida saadetakse ühest tarkvarasüsteemist teise automaatselt ilma käsitsi sisestamiseta. Sobib nii avaliku kui ka erasektori organisatsioonidele ning võimaldab töötada kohalike ja rahvusvaheliste partneritega, tagades kõigi regulatiivsete nõuete täitmise.
Milleks on see vajalik
VÄLJAMINEVAD ARVED
Lahendus võimaldab vahetada elektroonseid arveid kõigi kohalike ja rahvusvaheliste partneritega.
Üks ühendus Docuraga tagab, et täidetakse kõigi teie partnerite nõuded arvete osas.
Seiresüsteem garanteerib, et klient saab arve kätte ja töötleb selle korrektselt.
Teie arved tasutakse kiiremini, kuna need jõuavad partneri tarkvarasse koheselt ega vaja käsitsi sisestamist.
SISSETULEVAD ARVED
Üks ühendus Docuraga võimaldab saada elektroonseid arveid kõigilt teie partneritelt — nii kohalikelt kui ka välismaistelt.
Sissetulevad arved jõuavad automaatselt otse teie raamatupidamissüsteemi.
Iga sissetulev arve on juba digiteeritud ja struktureeritud, mis võimaldab dokumente töödelda oluliselt kiiremini ja ilma käsitsi sisestamiseta.
Elektroonsete arvete edastamise kanalid
Elektroonsete arvete edastamiseks on mitu võimalust, mis erinevad automatiseerituse taseme, kasutatavate standardite ja sobivuse poolest koostööks partneritega eri riikides. Allpool on selgitused nelja peamise variandi kohta.
Docuraga ühendus võimaldab teil saata ja vastu võtta e‑arveid ilma muretsemata selle pärast, millist edastusviisi partner kasutab.
1. National E-Invoicing System (riiklik e‑arvete süsteem)
Elektroonsete arvete (e-arve) edastamine ühe riigi sees vastavalt riiklikule seadusandlusele.
Kirjeldus
Millal kasutatakse
– Kasutatakse arvete vahetamiseks ettevõtete ja riigiasutuste vahel.
– Vormingud ja nõuded määrab riik.
– Edastamine toimub liidestatud operaatorite või riikliku e‑arvete portaali kaudu.
– Kohustuslik riigiasutustele arvete esitamisel ja partneri nõudmisel.
– Soovitatav B2B‑arvete vahetamiseks riigi sees.
2. PEPPOL (rahvusvaheline e‑arvete süsteem)
Elektroonsete arvete edastamine ülemaailmse Peppoli võrgustiku kaudu, kasutades vormingut Peppol BIS 3.0.
Kirjeldus
Millal kasutatakse
– Iga osaleja peab olema Peppoli võrgustikuga ühendatud operaatori (Access Point) kaudu.
– Docura on Peppoli võrgustikuga liidestatud ja saab ühendada nii arve saatja kui ka saaja.
– Arve vorming on rangelt standardiseeritud, mis tagab ühilduvuse eri riikide ja süsteemide vahel.
– Kui on vaja rahvusvahelist ühilduvust ja kõrget turvalisust.
– Partnerite tehnilise ühendamise kulud on minimaalsed.
3. EDI (elektrooniline andmevahetus)
Elektroonsete dokumentide edastamine partnerite majandustarkvarade vahel kokkulepitud vormingus.
Kirjeldus
Millal kasutatakse
– Kasutatakse suurte ettevõtete ja kettide poolt, kus on vaja vahetada lisaks arvetele ka tellimusi, saatelehti ja tootekatalooge.
– Vorming võib olla mis tahes: XML, EDIFACT, CSV või muu.
– Vajab eelnevat kokkulepet vormingute ja süsteemide vahelise vahelise ühtlustamise osas.
– Pikaajalised partnerlussuhted.
– Suur tehingumaht.
– Vajadus vormingute kohandamiseks.
4. Email (edastamine e‑posti teel)
Arve edastamine e‑posti teel manusena. Arve on tavaliselt PDF‑, Excel‑, XML‑ või mõnes muus partneritega kokku lepitud vormingus.
Kirjeldus
Millal kasutatakse
– Kõige lihtsam ja kõige vähem automatiseeritud viis.
– Ei ole juriidilises mõttes e‑arve.
– Vajab käsitsi töötlemist või importi.
– Väikesed ettevõtted.
– Ühekordsed partnerlussuhted.
– Integratsiooni võimaluse või operaatorite puudumine.
Kuidas see toimib
1.
Müüja koostab oma raamatupidamissüsteemis arve kaupade või teenuste müügi kohta.
2.
Arve edastatakse automaatselt Docura operaatorile.
3.
Docura teisendab arve saaja jaoks vajalikku formaati (nt PEPPOL), valideerib selle ja saadab vastava kanali kaudu.
4.
Partner saab arve oma raamatupidamissüsteemi.
Kuidas liituda
Docuraga ühendudes saate saata ja vastu võtta mis tahes elektroonilisi arveid.
Me hoolitseme kogu tehnilise poole eest, et saaksite keskenduda oma äritegevusele.
Kuidas saata elektroonilist arvet
Registreerige oma organisatsioon app.docura.net keskkonnas.
Teatage oma partnerile, et soovite talle arveid elektrooniliselt saata.
Sõltuvalt teie partneri tehnilistest võimalustest aktiveerib Docura sobiva kanali.
Koostage arved oma programmis ja partner saab arve talle sobivas vormingus.
Kuidas saada elektroonilist arvet
Registreerige oma organisatsioon app.docura.net keskkonnas.
Teatage oma partnerile, et soovite temalt saada arveid elektrooniliselt.
Docura selgitab välja, millised on teie partneri tehnilised võimalused arveid vastu võtta, ja seadistab vastavalt sellele sobiva kanali.
Saage oma partneritelt elektroonilisi arveid otse oma raamatupidamisprogrammi.
Seadistamise juhised
ESTONIA
Aktiveeri
E-arve
FINLAND
Aktiveeri
Finvoice
LATVIA
Aktiveeri
E‑rēķini
ROMANIA
Aktiveeri
RO e‑Factura
PEPPOL
Aktiveeri
Peppol
FAQ
Mis on EDI?
EDI (Electronic Data Interchange, elektrooniline andmevahetus) on äridokumentide vahetus organisatsioonide vahel standarditud elektroonilistes vormingutes. Iga sõnum kirjeldab konkreetset tarne etappi — alates tellimusest kuni sulgevate dokumentideni. Partnerid määravad ise EDI-sõnumite ahela koosseisu, arvestades oma äriprotsesside eripära.
Mille poolest erineb e-arve EDI-arvest?
E-arve on elektrooniline arve, mis edastatakse ühe riigi piires vastavalt riiklikele nõuetele (näiteks Eestis — E-arve, Lätis — E-rēķini).
PEPPOL e-arve on rahvusvaheline e-arve formaat, mida kasutatakse dokumentide vahetuseks välispartneritega.
“EDI-arvet” mõistetakse tavaliselt kui logistikas ja kaubakäibes kasutatavat laodokumenti. Siiski on see levinud eksiarvamus: kogenud EDI-operaator saab seadistada e-arve laoprotsesside jaoks ning EDI-arve finantsarvestuse jaoks.
Mis on GLN ja kuidas seda saada?
GLN (Global Location Number) on juriidilise isiku või selle allüksuse (lao, kaupluse, kontori) unikaalne 13-kohaline identifikaator. EDI-sõnumites määrab GLN üheselt tehingu osapooled ja tarnekohad. Numbri väljastab riiklik GS1 organisatsioon (Eestis — GS1 Estonia, Lätis — GS1 Latvija); GLN-i registreerimine ja haldamine tasutakse eraldi, otse GS1-le.
Milliste majandustarkvaradega on integratsioon võimalik
Integratsioon on võimalik kõigi kaasaegsete majandustarkvaradega. Valmis integratsioonid on juba olemas ERPLY, Meriti, Directo, Navisioni (Business Central) ja kümnete teiste ERP-süsteemidega. Kui teie süsteemi veel nimekirjas pole — kirjutage Docura tugimeeskonnale ja me seadistame integratsiooni.
Milliste jaekaubandusketttidega saan dokumente vahetada?
Docura on ühendatud kõigi Eesti jaekaubandusketttidega ning peamiste Läti ja Leedu ketttidega. Aktuaalne partnerite nimekiri: https://docura.net/partners/. Kui vajalikku partnerit nimekirjas ei ole, pöörduge tugiteenistuse poole — me korraldame ühenduse.
Kellele sobib Docura veebiportaal?
Veebiportaal sobib ettevõtetele, kelle dokumendikäive on väike (kuni ~20 tellimust kuus), või neile, kelle raamatupidamissüsteemi ei ole võimalik integreerida. Portaali kaudu saab vastu võtta ja saata kõiki elektroonilisi dokumente ilma integratsioonita ning mahtude kasvades saab igal ajal üle minna täielikule integratsioonile oma raamatupidamissüsteemiga.
Kas on olemas prooviperiood?
Jah, uutel klientidel on prooviperiood, et platvormiga tutvuda enne otsuse tegemist. Registreeruda saab iseseisvalt, ilma müügijuhile helistamata: https://docuid.docura.net/sign-up.
Kui kaua võtab liitumine aega?
Kui teie partner ja teie raamatupidamissüsteem on juba Docuraga ühendatud, saab andmevahetuse käivitada mõne päevaga. Uus integratsioon, kui kõik vajalikud andmed on olemas, võtab aega umbes kaks nädalat, millele lisandub kuni kaks nädalat testimist ja silumist.
Kas saan saabunud tellimuste kohta e-kirja teel teavitusi?
Jah. Teavitused seadistatakse portaalis organisatsiooni seadete jaotises. Samuti võite lihtsalt oma soovist tugiteenistusele teada anda — me seadistame kõik ära.
Mis on veateated?
Need on automaatsed kirjad probleemist konkreetse dokumendi edastamisel — enamasti seoses puuduva tootekoodi või tarnekohaga. Kirjas on juhis vajalike toimingute kohta. Kõiki vigu vaatab lisaks üle tugiteenistus, kes vajadusel võtab teiega ühendust vigade kontaktaadressil. Kontrollige, et see aadress oleks isiklikus kabinetis organisatsiooni seadetes märgitud.
Kuidas pöörduda tugiteenistuse poole?
Reaalajas vestlus (chat) portaalis (paremal all), e-post: support@docura.net, telefon: +372 5640 620. Tugiteenistus töötab tööpäevadel, dokumendikäibe jälgimine toimub ööpäevaringselt.
Millistes riikides Docura tegutseb?
Peamine piirkond on Eesti, Läti ja Leedu; samuti on realiseeritud ühendused partneritega Soomes ja USA-s. Platvorm toetab rahvusvahelist dokumendivahetust: kui teie partner asub mõnes teises riigis, võtke meiega ühendust.
Milliseid põhilisi EDI-sõnumitüüpe kaubanduspartnerid kasutavad?
Standardne ahel sisaldab nelja sõnumit. ORDER — tellimus: moodustatakse kaubandusketti raamatupidamissüsteemis ja laaditakse automaatselt tarnija süsteemi. DESADV — saatmisteade, elektrooniline analoog saatedokumentidele. RECADV — vastuvõtuteade: tegelikult vastuvõetud kauba loetelu ja mittevastuvõtmise põhjused, mis võimaldab esitada korrektse arve. INVOICE — arve: moodustatakse tarnija süsteemis ja laaditakse automaatselt kaubandusketti süsteemi.
Mis on 2DOC ja 4DOC?
2DOC — lihtsustatud kaheosaline ahel: ORDER ja INVOICE. 4DOC — täielik neljaosaline ahel: ORDER, DESADV, RECADV ja INVOICE.
Kuidas saab jaekaupleja liita kõik tarnijad EDI-ga?
Docural on lahendused kõikidele tarnijatüüpidele — suurtest tootjatest väikeste kohalike ettevõteteni —, mis võimaldab täielikult automatiseerida dokumendivahetuse kõigi partneritega. Massilise liitumise protsessi nimetatakse onboardinguks. Lähemalt: https://docura.net/edi-onboarding/.
Kuidas arvutada EDI-Purchase juurutamisest saadavat kasu?
Võrrelge näitajaid enne ja pärast juurutamist: ühe dokumendi töötlemisele kuluvat aega, tellimuste täitmise täpsust (vigade ja korrektuuride arvu) ning hankeprotsessi üldist tõhusust.
Ma esitan tellimusi tarnija veebipoes. Mida annab mulle EDI?
EDI vabastab teid tellimuste käsitsi sisestamisest tarnija veebilehel. Te koostate tellimuse otse oma raamatupidamissüsteemis ning tellimuse kinnitus ja kooskõlastus tulevad automaatselt tagasi samasse süsteemi. Pole enam vaja rakenduste vahel liikuda ega andmeid käsitsi üle kanda — see säästab aega ja välistab sisestusvead.
Ma olen tarnija. Kas saan kasutada tellimusportaali Docu-Order klientide tellimuste töötlemiseks?
Jah, muidugi. Kirjade ja telefonikõnede asemel tulevad kõik tellimused automaatselt teie süsteemi. Seadistamiseks on vaja teie tootekataloogi ja hinnakataloogi (võib olla üks fail); igale kliendile või klientide grupile saab määrata individuaalsed hinnad.
Millest alustada EDI-Logistics juurutamist?
Määrake kindlaks põhiprotsessid, mida soovite automatiseerida: tavaliselt on need lattu vastuvõtt, laost väljastamine ja cross-docking. Seejärel kontrollige logistikapartnerite valmisolekut ja pöörduge esmaseks integratsiooni seadistamiseks meie tehnilise meeskonna poole.
Arved edastatakse juba teise EDI-operaatori kaudu, aga mul on vaja logistikat. Mida teha?
Võite jätta praeguse operaatori finantsdokumentide jaoks alles ja korraldada logistikaprotsessid eraldi EDI-kanali kaudu — platvorm toetab paindlikku tööd mitme teenusepakkujaga. Siiski on kogu andmevahetuse üleviimine Docurasse tavaliselt odavam ja lihtsam hallata: me saame edastada teie klientide tellimused otse logistikapartnerile.
Kas raamatupidamissüsteemi tuleb vahetada?
Ei. Lahendus ühildub enamiku kaasaegsete ERP- ja raamatupidamissüsteemidega: integratsioon toimub standardsete liideste kaudu, ilma teie praegust süsteemi asendamata.
Milliste transpordi- ja logistikaettevõtetega on lahendus juba realiseeritud?
Lahendus on edukalt juurutatud koostöös mitmete suurte logistikaoperaatoritega. Aktuaalne partnerite nimekiri: https://docura.net/partners-logistics/.
Kuidas ühendada EDI-Logistics ja Paperless Logistics?
Need lahendused täiendavad üksteist: EDI-Logistics tegeleb logistikaprotsessi saatvate elektrooniliste dokumentide vahetusega, Paperless Logistics aga saatedokumentide digitaalse töötlusega. Koos võimaldavad need luua täielikult paberivaba logistikaprotsessi.
Uudised
Docu-ORDER: kuidas automatiseerida igapäevaseid oste
Kümned tarnijad, sajad väikesed ostutellimused ja andmete käsitsi sisestamine – selline näeb välja kohviku- või sööklaketi tavaline tööpäev. Docu-ORDER pakub…
Prisma kaupluste üleminek Coopile
Alates 2026. aasta septembrist viiakse läbi kõigi Prisma kaupluste järk-järguline üleminek Coop kaubamärgi alla. Allpool on esitatud peamine teave tarnijatele.
Mida kliendid meilt küsivad
Koostöös Eesti ja Balti riikide jaemüügikettide tarnijatega kuuleme iga päev samu küsimusi. Üleminek uuele EDI-operaatoorile tundub neile keeruline, riskantne ja…
Kuidas alustada koostööd jaekettidega
Jaemüügis müügi alustamise peamised etapid on läbirääkimised, sortimendi kokkuleppimine ja elektroonilise andmevahetuse (EDI) süsteemiga ühenduse loomine.
Võtke ühendust
Aitame leida teenuseid, mis vastavad just Sinu vajadustele.
