Docu-ORDER: kuidas automatiseerida igapäevaseid oste
Docu-ORDER on ühtne digitaalne keskkond ostjate ja tarnijate vaheliste tellimuste vormistamiseks ja töötlemiseks.
Kui kohvikute, restoranide või sööklate kett teeb iga päev koostööd kümnete tarnijatega ning esitab suure hulga väikeseid ostutellimusi, muutuvad sellistes tingimustes tavapärased ostumeetodid – telefonikõned ja e-kirjad – järk-järgult järjest koormavamaks käsitöö allikaks.
Ostutellimusi tuleb koostada ja saata erineval viisil, andmeid käsitsi sisestada ning tarnijatelt saadud arveid töödelda ja majandustarkvarasse sisestada. Mida rohkem müügikohti, sööklaid, kohvikuid või muid üksusi protsessis osaleb, seda keerulisem on seda hallata ja kontrollida.
Just seda probleemi aitab lahendada Docu-ORDER – docura.net platvormil loodud keskkond tarnijatele ostutellimuste esitamiseks ja neilt arvete vastuvõtmiseks.
Näide: Fristar SIA igapäevased ostud
Fristar SIA on Lätis tegutsev sööklate kett. Et tagada igapäevane töö, tellib iga toitlustuskoht regulaarselt kaupu erinevatelt tarnijatelt.
Kui tarnijaid on palju, kaasneb igapäevaste ostudega märkimisväärne hulk toiminguid: tuleb valida kaubad, koostada ja saata tellimus, võtta kaup vastu, võrrelda tarnet dokumentidega, töödelda arve ning edastada andmed majandustarkvarasse.
Docu-ORDER võimaldab ühendada need toimingud üheks digitaalseks protsessiks. Selle asemel, et esitada osa tellimusi telefoni ja osa e-posti teel ning seejärel saabunud dokumente eraldi töödelda, saavad töötajad teha kõik vajalikud toimingud ühe portaali kaudu.
Üks kanal tarnijatega töötamiseks
Docu-ORDERi põhimõte on lihtne: kõik ostutellimused vormistatakse ühe kanali kaudu portaalis docura.net. Tarnijad edastavad oma kaubavaliku ja hinnad, misjärel muutuvad tooted ostjale elektroonilises kataloogis nähtavaks. Iga söökla valib vajalikud tooted ja koostab tellimuse otse portaalis.
Regulaarselt korduvate ostude jaoks saab salvestada tüüptellimusi. Töötaja ei pea iga kord tellimust nullist koostama: aluseks saab võtta eelmise tellimuse või eelnevalt koostatud malli ning teha selles vajalikud muudatused. See on eriti mugav toitlustusettevõtetele, kus märkimisväärne osa kaubavalikust ostetakse regulaarselt.
Mitte ainult tellimus, vaid ka arve
Pärast tellimuse komplekteerimist tarnib tarnija kauba ja saadab ostjale e-arve. Ostja võtab kauba vastu ning kontrollib, kas tegelikult tarnitud kaup vastab tellimusele ja saatedokumentidele.
Kui kauba kogus ja kvaliteet vastavad tellimusele, kinnitatakse arve ning edastatakse ostja ERP-süsteemi ilma vajaduseta andmeid uuesti käsitsi sisestada. Kui kauba vastuvõtmisel avastatakse erinevusi, esitab ostja tarnijale pretensiooni. Pärast muudatuste kooskõlastamist saadab tarnija uue, korrigeeritud arve. Nii moodustavad tellimus, tarne ja arve ühe tervikliku ning järjestikuse protsessi.
AI lisavõimalused
Docu-ORDERit saab täiendada ka AI-põhiste tööriistadega. Tellimuse vormistamisel saab süsteem võrrelda sama kaubagrupi toodete hindu – näiteks kanafilee, friikartulite ja teiste toodete hindu.
AI aitab välja selgitada kõige soodsama pakkumise ja soovitada seda ostmiseks, tähistades vastava toote spetsiaalse märgistusega. Nii saab ostujuht lisainformatsiooni vahetult tellimuse koostamise ajal ning saab ühe protsessi raames erinevaid pakkumisi võrrelda.
Seega ei täida portaal üksnes tellimuste vormistamise operatiivset funktsiooni, vaid aitab ka ostuandmeid analüüsida.
Docu-ORDER kui ühtne kanal klientidega töötamiseks
Docu-ORDERi tellimusportaali kasutuselevõtu algatajaks võib olla ka tarnija. Tarnija või tootja seisukohalt on portaal eriti kasulik olukorras, kus ettevõte saab paljudelt klientidelt suure hulga väikeseid tellimusi ning soovib suunata need ühte standardsesse kanalisse.
Selline lahendus on kasutusele võetud näiteks ettevõttes Valio Eesti AS: koolisööklad saavad esitada oma igapäevaseid ostutellimusi portaali kaudu, selle asemel et saata tellimusi e-posti teel või esitada neid telefoni teel.
EDI-operaator Docura
Docura OÜ tagab tehnilise lahenduse, igapäevase kasutajatoe ning partnerite massliidestamise teenuse. Küsimuste korral võtke meiega ühendust aadressil support@docura.net.
