Äriprotsesside automatiseerimine

«At a time when organizations are looking for ways to improve efficiency,

productivity and speed to market, the reliance on manual processes keeps them

 stuck in slow motion»

NiCE; Kaelble, S. (2018). Robotic Process Automation.

Kuigi ettevõtted kipuvad kujutama ennast kaasaegsete ja digitaliseerituna, haldavad paljud organisatsioonid endiselt igapäevaseid äriprotsesse käsitsi. Uuringute andmed ja meie kogemus erinevates valdkondades viitavad sellele, et automatiseeritud võib olla üle 40% äriprotsessidest.

Seejuures põhineb eri osakondade, sh raamatupidamis-, finants-, ostu-, müügi-, turustus- ja isegi IT-osakondade töö jätkuvalt töömahukatel ja ajalooliselt kujunenud protsessidel: andmete käsitsi sisestamine, teabe kopeerimine eri rakendustest, aruannete ja hinnapakkumiste koostamine, tellimuste kooskõlastamine telefoni teel, e-kirjade saatmine jne.

Milleks on vajalik äriprotsesside automatiseerimine?

Kaasaegsed infotehnoloogiad võimaldavad automatiseerida ja optimeerida äriprotsesse, tõsta igapäevaste toimingute täpsust ja tulemuslikkust ja vähendada käsitsitööd, muutmata seejuures ettevõtte olemasolevaid süsteeme ja infrastruktuuri.

Automatiseerimise eelised:

  • Kiirus ja ööpäevaringne kättesaadavus – programmid teostavad toiminguid inimestest tunduvalt kiiremini ja suudavad töötada ööpäevaringselt.
  • Täpsus – erinevalt inimestest programmid ei väsi, ei eksi andmete sisestamisel, ei tee näpu- ega muid inimesele omaseid vigu. Toiminguid teostatakse alati täpselt nii, nagu oli programmeeritud.
  • Turvalisus – tänu andmete edastamisele turvaliste kanalite kaudu ja kõikide toimingute logide säilitamisele on andmed kaitstud õigusvastase kasutamise ja juhuslike muudatuste eest.
  • Rutiinsetest toimingutest vabastatud töötajad täidavad ülesandeid, mida ei ole suuteline täitma arvuti, ning panustavad loominguliselt organisatsiooni arengusse.

Milliseid protsesse tuleb automatiseerida? Näited

Olenemata valdkonnast ja organisatsiooni suurusest tasub automatiseerida järgmiseid protsesse:

  • Suur hulk igapäevaseid ja korduvaid toiminguid, nt panga väljavõtete laadimine majandustarkvarasse, maksekorralduste vormistamine pangas.
  • Protsessid, kus tehakse sageli vigu, nt labori töötajad saadavad klientidele iga päev käsitsi tuhandeid e-kirju analüüsitulemustega. Suuremahuliste korduvate toimingutega kaasnevad paratamatult vead.
  • Sagedane ümberlülitamine ühelt süsteemilt teisele, nt sagedane kopeerimine ja andmete valideerimine. Näiteks on uue toote turule toomisel vaja jagada vastavat tooteteavet sotsiaalvõrgustikes, e-poodides ja e-kaubanduse platvormidel, koostada pakkumisi partneritele. Seejuures tuleb täita kõik turustuskanalite nõudmised tooteteabe suhtes.
  • Standarditud protsess. Automatiseerida saab ainult ülesandeid, mida on võimalik kirjeldada täpsete reeglite abil. Näiteks e-dokumentide (tellimuste ja arvete) automaatne edastamine äripartnerite süsteemide vahel.
  • Juhul, kui on väga oluline edastada ja saada teavet kiiresti ja õigeaegselt. Näiteks internetimüügi puhul mõjutab makseteabe laekumise kiirus toote tarneaega.

Samuti peavad ettevõtted järgima valitsuse ja valdkonnaalaseid määrusi. Näiteks võtavad avaliku sektori asutused vastu arveid üksnes E-arve formaadis. Seega on avaliku sektoriga töötavad ettevõtted paratamatult sunnitud automatiseerima kõnealust protsessi.

Täielik ja osaline automatiseerimine

Kõige levinum müüt automatiseerimise kohta on järgmine: „kui arvuti teeb kogu tööd, kaotavad töötajad kontrolli toimuva üle“.  Tegemist on eksiarvamusega, kuna sündmuste seire süsteem on kvaliteetsete automatiseeritud süsteemide lahutamatu osa.

Samuti võib määrata automatiseerimise määra:

  • Abistatud automatiseerimine – tarkvara ja töötajad tegutsevad üheskoos osalise automatiseerimise raames (nt pangatehingute automatiseeritud arvestuse juures on töötaja sekkumine vajalik juhul, kui asjaomaste laekumiste ja väljamaksete hulgas esinevad toimingud, mida automatiseerimise stsenaarium ette ei näe).
  • Täielik automatiseerimine – tarkvara teostab kogu protsessi ilma töötajate sekkumiseta. Seiresüsteem kuvab teostatud toimingute käiku, protsessi olekute muutumist ja saadab teateid vigadest süsteemi töös.

Valmis automatiseerimislahendused

Äriprotsesside automatiseerimise teenuste osutamiseks arendas Docura pilveteenuse Docura.net, mis hõlmab eri lahendusi müügi, turustuse, logistika, pangaga töötamise, masterdata ja tooteandmete haldamise automatiseerimiseks:

Äriprotsesside automatiseerimine Docura OÜ-ltPostitus: Äriprotsesside automatiseerimine

EDI-Sales/EDI-Purchase – müügi- ja ostuprotsessi automatiseerimine. Lahendus on mõeldud jaekettidele ja nende tarnijatele. Docura teostab elektroonilist andmevahetust enamiku Eesti jaekettidega.

EDI-Logistics Client/EDI-Logistics Provider – logistikaettevõtetega töö automatiseerimine. Võimaldab logistikaettevõtetel ja nende partneritel vahetada e-dokumente: veotellimusi, saatelehti, vastuvõtukinnitusi ja taara aruandeid.

Docu-PIM Sales/Docu-PIM Purchase – tooteandmete kindel allikas. Võimaldab hallata tooteandmeid, sortimenti, pakkumisi, tooteandmete jagamist partneritele ja avaldamist erinevate müügikanalite kaudu.

Docu-Bank – pangatoimingute automatiseerimine: pangaväljavõtete kättesaamine, kliendi poolt panka laekunud summa sidumine müügiarvetega, hankijale tehtud maksu sidumine ostuarvetega, maksekorralduste vormistamine arvestussüsteemis ja saatmine panka, meeldetuletuste saatmine võlgnikele.

Kõnealused Docura lahendused sobivad kasutamiseks eri valdkondades tegutsevates ettevõtetes. Kui ettevõtted usaldavad korduvaid rutiinseid toiminguid inimeste asemel tarkvarale, võivad nad muuta põhjalikult äri juhtimise viisi: tõsta klienditeeninduse kvaliteeti ja lasta töötajatel täita huvitavamaid ja loomingulisemaid ülesandeid, mis aitavad mõjusalt kaasa ettevõtte arengule.