Автоматизация бизнес-процессов

«Во то время, когда бизнес ищет любые возможности

для повышения собственной эффективности, производительности

и ускорения вывода товаров на рынок, зависимость от процессов,

выполняемых вручную заставляет его двигаться как при замедленной съемке.”

NiCE; Kaelble, S. (2018). Robotic Process Automation.

Несмотря на то, что многие современные компании считают себя идущими в ногу с цифровыми технологиями, остается неизменным тот факт, что существенная доля бизнес-процессов предприятий до сих пор напрямую выполняется человеком. Итоги многих исследовательских работ и наш личный опыт в различных отраслях говорят о том, что еще не менее 40% от всех бизнес-процессов несут в себе возможности для автоматизации.

Работники разных отделов, включая бухгалтерию и финансы, закупки, продажи, маркетинг и даже ИТ, по-прежнему полагаются на трудоемкие, исторически сложившиеся процессы: ручной ввод данных, копирование информации из одних приложений в другие, составление различных отчетов и ценовых предложений, согласование заказов по телефону, пересылка электронных сообщений и много другое.

Для чего нужна автоматизация

Современные инфотехнологии позволяют автоматизировать и оптимизировать бизнес-процессы, улучшить точность и результативность ежедневных операций и сократить ручной труд, не меняя уже налаженные и работающие системы и инфраструктуру предприятия.

Плюсы автоматизации:

• Скорость и круглосуточная доступность – компьютерные программы выполняют операции значительно быстрее людей и могут работать круглосуточно.
• Точность – в отличие от человека, программы не устают и не ошибаются при работе с данными, не делают опечаток и не страдают невнимательностью. Задачи всегда выполняются в строгом соответствии с записанными программами.
• Надежность – передача данных по надежным каналам и сохранение журналов всех действий защищают данные от неправомерного использования и внесения случайных изменений.
• Работники, освобожденные от рутинных операций, могут сосредоточиться на выполнении тех задач, которые компьютер пока выполнить не способен, внося тем самым ощутимый творческий вклад в развитие организации.

Какие процессы лучше всего автоматизировать

Вне зависимости от отрасли и размера организации автоматизировать стоит следующие процессы:

• Большое количество ежедневных регулярно повторяющихся операций. Например, внесение данных банковских выписок в учетную систему, оформление платежных поручений.
• Процессы, где работники чаще всего ошибаются. Например, работники медицинской лаборатории ежедневно вручную рассылают тысячи электронных сообщений с результатами анализов. Большой объем повторяющихся операций неизбежно приводит к ошибкам и распространению конфиденциальных данных.
• Частые переключения между различными системами, многочисленные копирования и валидация данных. Например, при выпуске нового товара на рынок, следует разместить информацию о товаре в соцсетях, интернет-магазинах и электронных коммерческих платформах, составить предложения партнерам. При этом необходимо соблюсти все требования каналов сбыта, которые они предъявляют к передаваемым товарным данным.
• Стандартные процессы. Автоматизировать возможно только те задачи, которые могут быть описаны с помощью ясных и четких правил, например: автоматическая передача электронных документов (заказов, счетов) между инфо-системами торговых партнеров.
• Процессы, в которыхскорость и своевременность передачи и получения информации имеют ключевое значение. Например, при продаже товара через интернет-магазины скорость получения информации об оплате влияет на скорость доставки товара покупателю.

Также предприятия сталкиваются с требованием соответствовать ряду государственных и отраслевых требований. К примеру — в государственных организациях Эстонии существует требование к выставляемым счетам от поставщиков в формате электронного счета Е-arve.

Полная и частичная автоматизация бизнес-процессов

Одним из самых распространенных мифов об автоматизации является утверждение о потере работниками контроля над управляемыми компьютерами процессами. Это не вполне соответствует действительности, поскольку неотъемлемой частью качественных автоматизированных систем является сбалансированная и регулируемая система мониторинга. С ее помощью работники всегда получат своевременные оповещения и смогут отреагировать на возникшие неполадки.

Также стоит не забывать, что глубину автоматизации процесса можно регулировать:

• Полуавтоматические процессы – программное обеспечение функционирует совместно с человеком (например, в процессе разнесения банковских платежей программа приостанавливает свою работу в те моменты, в которых необходимо принятие решение ответственным сотрудником компании).
• Полная автоматизация бизнес-процессов – процесс полностью выполняется програмным обеспечением без вмешательства работников. Система мониторинга отображает порядок выполняемых системой операций при помощи изменения статуса выполнения различных этапов, и отправляет сообщение об ошибках, в случае сбоев в работе программы.

Готовые решения по автоматизации

Для оказания услуг по автоматизации бизнес-процессов Docura разработала облачный сервис Docura.net, который включает в себя различные решения по автоматизации процессов продаж, маркетинга, логистики, работы с банком, управлению мастер-данными и данными о товарах.

EDI-Sales/EDI-Purchase – автоматизация процесса продаж и закупки. Решение предназначено для поставщиков и розничных сетей. Docura обеспечивает обмен электронными документами с большинством розничных сетей Эстонии.

EDI-Logistics Client/EDI-Logistics Provider – автоматизация процесса работы с логистическими компаниями. Позволяет логистическим компаниями и их партнерам обмениваться электронными документами. Решение предназначено для заказчиков транспортно-логистических услуг и логистических компаний.

Docu-PIM Sales/Docu-PIM Purchase – система управления данными о товарах. Docu-PIM – единый источник данных о ваших товарах. Решение позволяет управлять атрибутами товаров, ассортиментом, каталогами и процессом публикации данных по различным каналам продаж.

Docu-Bank – Решение позволяет снизить количество рутинных операций бухгалтеров за счет автоматической доставки, обработки, отображения и архивирования данных о банковских операциях. Работайте с данными расчетного счета предприятия прямо в вашей учетной системе.

Указанные решения могут быть внедрены на предприятиях различных отраслей. С помощью переноса повторяющихся рутинных операций от людей к программному обеспечению можно облегчить ведение бизнеса: повысить качество обслуживания клиентов и предоставить сотрудникам возможность заниматься более важными задачами, выполнение которых окажет положительное влияние на развитие и финансовые результаты компании.